FAQ Aangetekend Mailen®

FAQ Gebruiker

Q1: Ik wil een Aangetekende e-mail versturen?

Vanwege juridische eisen is het vooralsnog alleen nog maar mogelijk om als organisatie gebruik te maken van Aangetekend Mailen. Hier leest u hoe u een Aangetekende e-mail kunt versturen:
Met de tussenkomst van Aangetekend Mailen is het mogelijk om documenten ‘Goedkoper dan een postzegel met meer zekerheid dan Aangetekend’ te versturen. Hierdoor kunt u het huidige reguliere postproces vervangen voor het als bewezen en rechtsgeldig te versturen via deze unieke digitale wijze. Dit levert uw organisatie naast de juridische zekerheid een direct aantal voordelen op waaronder,

  • Efficiëntie in het arbeidsproces;
  • Effectiviteit in de correspondentie;
  • Snelheid in het klantcontact;
  • Kostenbesparing ten aanzien van het huidige fysieke proces;

De dienst wordt inmiddels door vele klanten actief en met succes toegepast in hun bestaande bedrijfsproces, waarbij grote gedeeltes van het fysieke postproces inmiddels zijn vervangen door Aangetekend Mailen. Om te zorgen dat u gebruik kan maken van de dienst, zullen we na het aangaan van een overeenkomst, een specifieke Aangetekende e-mail omgeving inregelen voor uw organisatie. De dienst kan vervolgens eenvoudig worden geïntegreerd in de bestaande systemen die het mogelijk maakt om aangetekende mails te versturen.

Q2: Waarom Aangetekend Mailen?

Met Aangetekend Mailen kunnen documenten ‘Goedkoper dan een postzegel met meer zekerheid dan een gewone postzending’ worden verzonden. Waarom zou je er dan nog voor kiezen om deze fysiek te versturen? Hierdoor is het mogelijk om het huidige reguliere postproces te doen vervangen voor het als bewezen en rechtsgeldig te versturen via deze unieke digitale wijze. Dit levert naast de juridische zekerheid een direct aantal voor delen op welke u hier kunt vinden. Tevens is het mogelijk om met de optie Digitale Handtekening de ontvanger eenvoudig een rechtsgeldige handtekening te laten zetten. De dienst kan eenvoudig en optimaal worden geïntegreerd binnen organisatie specifieke systemen wat zowel het versturen als het bijhouden van de terugkoppelingen zeer eenvoudig in gebruik maakt.

Q3: Hoe weet ik zeker dat de Aangetekende e-mail is geopend?

Een communicatie is pas ‘schriftelijk’ op het moment dat er wederzijdse acceptatie bestaat, net als bij de dienst Aangetekend Bellen® vind er geen communicatie plaats zonder mede weten en instemmen van de ontvanger. Op meerdere niveau’s kunt u zeker stellen of uw Aangetekende E-mail is geopend. Vanuit uw mailbox en dashboard kunt u alle stappen van het mail verkeer nauwkeurig volgen en verkrijgt u zelfs een notificatie op het moment dat de mail door de ontvanger is geaccepteerd en geopend. Deze stappen worden volgens het GMT geregistreerd op het biljet wat per correspondentie tot stand komt zodat daar bij geen van de partijen achteraf een verwarring over kan ontstaan.

Q4: Kan ik de aangetekende mail ‘real-time’ volgen?

Aangetekend Mailen® maakt per mail correspondentie een biljet aan die alle stappen van het mailproces nauwkeurig volgt en registreert. Zo weet u real-time waar in het proces de mail zich begeeft, zodat u er eventueel vroegtijdig al actie kunt ondernemen. Eveneens kunt u aangeven over welke status wijzigingen u een notificatie verkrijgt waardoor alle belangrijke informatie automatisch verkrijgt. Indien alle stappen van het aangetekende mail proces zijn doorlopen dient het biljet als bewijs om de mail ook daadwerkelijk als ‘schriftelijk’ aan te merken. Naast de meldingen die u krijgt en het dashboard is het ook mogelijk om deze informatie te delen met organisatie specifieke systemen en bestaande workflows.

Q5: Hoe kan ik Aangetekend Mailen® optimaal integreren in mijn werk omgeving?

Een proces optimaliseren gaat vaak gepaard met gemak en efficiëntie, daarin kan Aangetekend Mailen® een belangrijke rol spelen. Omdat wij niet geloven in ‘mijn’ omgevingen en portals koppelen wij de dienst direct aan uw vertrouwde en bestaande omgevingen, dit kan zijn de mailcliënt waarbij een gebruiker de eenvoudige keuze heeft een ‘normale’ email te versturen of een aangetekende email te versturen. Maar ook in de automatische workflow kan een aangetekende email worden verzonden door de integratie in het proces, denk bijvoorbeeld aan het automatisch versturen van facturen, algemene voorwaarden, polissen e.d.! Door dit gemak worden voordelen behaald in het arbeidsproces, doorloopsnelheid van de communicatie maar ook in de zekerheid die direct wordt verkregen.

Q6: Hoe verifieer ik de mail?

Aangetekend Mailen® maakt op het moment van verzenden een ‘fingerprint’ in de vorm van een ‘hashcodering’ over de mail en bijlage. Deze code verkrijgt de ontvanger in de dynamische notificatie mail en de verzender in het biljet. Op de website treft u de knop verifieer mail, daar kunt u de code invoegen en het originele bericht en bijlage uploaden, vervolgens krijgt u te zien of de mail nog origineel is. Zowel ontvanger als verzender kunnen op eenvoudige wijze de Aangetekende Email verifiëren?

FAQ Juridisch

Q1: Waarom Aangetekend Mailen?

Met Aangetekend Mailen kunnen documenten ‘Goedkoper dan een postzegel met meer zekerheid dan Aangetekend’ worden verzonden. Waarom zou je er dan nog voor kiezen om deze fysiek te versturen? Hierdoor is het mogelijk om het huidige reguliere postproces te doen vervangen voor het als bewezen en rechtsgeldig te versturen via deze unieke digitale wijze. Dit levert naast de juridische zekerheid een direct aantal voor delen op welke u hier kunt vinden. Tevens is het mogelijk om met de optie Digitale Handtekening de ontvanger eenvoudig een rechtsgeldige handtekening te laten zetten. De dienst kan eenvoudig en optimaal worden geïntegreerd binnen organisatie specifieke systemen wat zowel het versturen als het bijhouden van de terugkoppelingen zeer eenvoudig in gebruik maakt.

Q2: Wat is de Digitale Handtekening?

Met de optie Digitale Handtekening kun je op eenvoudige wijze de ontvanger als bewezen en rechtsgeldig akkoord laten gaan met de inhoud van documenten. De Digitale Handtekening zoals deze in combinatie met Aangetekend Mailen wordt geboden sluit volledig aan op de Wet Digitale Handtekening BW3 Artikel 15a.

Q3: Hoe wordt de originele mail vastgesteld?

Een E-mail is pas schriftelijk als het aan een aantal eisen voldoet, een daarvan is dat de mail aantoonbaar origineel moet zijn. Dit is in het standaard mail proces onmogelijk, het is namelijk eenvoudig om tekst te veranderen in een bestaande mail, wie bepaalt dan het origineel? Aangetekend Mailen® stelt in het proces het moment van verzenden door de verzender is het moment dat de correspondentie tot stand komt en dat dus het origineel is. Op het moment dat de verzender de aangetekende email verstuurd, berekent Aangetekend Mailen® over de mail en de bijlage een ‘fingerprint’ in de vorm van een ‘hash codering’ hiermee is de echtheid van het bericht vastgesteld. Deze codering verkrijgt de ontvanger zelfs al voor de ontvangst en wordt bij de verzender op het biljet geregistreerd. Op het moment dat een van de partijen de mail en/of bijlage wijzigt wijkt deze af van het origineel en de ‘fingerpint’, mocht er een discussie ontstaan over de inhoud van de mail dan geeft de ‘fingerprint’ uitsluitsel welke mail origineel is.

Q4: Digitale handtekening VS Aangetekend Mailen®

De verwarring ontstaat nog wel eens over het verschil tussen de digitale handtekening en de Aangetekende Email. Er is een substantieel verschil tussen beide diensten die eerder complementair aan elkaar zijn. Met de digitale handtekening stelt u de ontvanger zeker dat u de verzender bent, door de mail en de bijlage te voorzien van een handtekening. Deze handtekening is verbonden aan de zakelijke identiteit of aan de persoon het kan noodzakelijk zijn bij het versturen van belangrijke documenten. Maar hoe is de verzender zeker van het ontvangst en de acceptatie? Hier kunnen beide diensten het proces volledig beschermen, de digitale handtekening geeft de ontvanger zekerheid over verzender en met Aangetekend Mailen® heeft de verzender zekerheid over de acceptatie en ontvangst waardoor er volledige ‘wederzijdse zekerheid’ wordt verkregen. Kijk voor meer info naar onze oplossing E-Signing.

Q5: Hoe is de privacy geregeld van de mail?

Met de tussenkomst van Aangetekend Mailen® kunt u er zeker van zijn dat de mail niet ongewenst door derde wordt gelezen. Naast de unieke zendt wijze van Aangetekend Mailen® zijn er hoge eisen aan de beveiliging gesteld. Uw mail wordt gescheiden van het internet verzonden via een SMTP-verbinding naar de voor u specifieke Aangetekend Mailen® server, deze slaat direct encrypted de Fingerprints en hashcoderingen op, die alleen door en via de Aangetekend Mailen® server wordt opgeslagen. Via dezelfde wijze zal de mail naar de ontvanger worden verzonden en kan alleen via de secure SMTP-poort van de ontvanger worden uitgelezen. Uw originele mail en bijlage wordt alleen in de vorm van een encrypted codering op de server bewaard, waardoor de voor u belangrijke gegevens onmogelijk bij derden terecht kunnen komen.

Q6: Heeft Aangetekend Mailen® dezelfde juridische waarde als regulier aangetekende post?

Met de tussenkomst van de dienst kun je documenten Aangetekend Verzenden via de e-mail. Met de dienst Aangetekend Mailen kun je documenten ‘Goedkoper dan een postzegel met meer zekerheid dan een gewone postzending’ versturen. Sinds 2009 is er volgens een Europese Richtlijn wettelijk bepaald dat een mail een schriftelijke status heeft mits je aan een aantal eisen kunt voldoen, te weten:

  • E-mail moet raadpleegbaar zijn voor partijen;
  • Authenticiteit van de inhoud moet zijn gewaarborgd;
  • Moment van totstandkoming moet zijn vastgesteld;
  • Identiteit van partijen moet voldoende zijn vastgesteld;

Eisen die in een standaard mailproces onmogelijk zijn omdat de inhoud van de mail en/of bijlages onopgemerkt kunnen worden aangepast. Ook al stuur je een lees of ontvangstbevestiging als je als ontvanger op nee klikt heb je de mail toch in je bezit en kun je nooit hardmaken dat hij/zij deze mail heeft ontvangen. Als iets over de digitale weg gaat worden de eisen vele malen hoger dan in een fysiek proces. Aangezien je met een normaal poststuk aan geen een van deze eisen voldoet en met aangetekend poststuk slechts aan punt 3, namelijk het moment van totstandkoming. Doordat Aangetekend Mailen als onafhankelijke derde registreert Wie, Wat, Wanneer met Wie correspondeert kan er achteraf geen discussie over de inhoud of over de betrokkenheid ontstaan en voldoe je aan alle punten.

Q7: Kan de dienst als ‘schriftelijk’ worden erkend?

Aangetekend Mailen kan ook worden gebruikt in combinatie met de optie ‘Digitale Handtekening‘. Dan voldoet de dienst aan de vereisten van artikel 6:227a BW, maar ook aan artikel 156a Rv, er wordt hiermee voldaan aan de ‘schriftelijkheidsvereiste’;

Q8: ‘handtekening retour’ voor rechtsgeldig ondertekenen?

Met de optie Digitale Handtekening is het ook mogelijk om overeenkomsten digitaal te ondertekenen, hieronder vallen ook: Arbeidsovereenkomsten, Agentuurovereenkomsten, Reisovereenkomsten, Koop- en ontbindingsovereenkomsten? Voor een rechtsgeldige overeenkomst is geen (elektronische) handtekening vereist. Maar het tekenen levert wel een onderhandse akte op en dus dwingend bewijs. Sinds de invoering van artikel 156a RV (1 juli 2010) levert een elektronische onderhandse akte ook dwingend bewijs op. Zie hiervoor het ICT Recht Audit Rapport over de optie Digitale Handtekening, welke in combinatie of afzonderlijk van de dienst Aangetekend Mailen kan worden toegepast.

FAQ Ontvanger

Q1: Ik heb een Aangetekende e-mail ontvangen, wat nu?

Aangetekende E-mail kunt u vergelijken met de aangetekende post! Zie ons als de ‘Digitale postbode’ die het voor onze klanten mogelijk maakt om het mailverkeer als bewezen en rechtsgeldig te versturen, op ieder gewenst moment van de dag.

De afzender heeft er voor gekozen om u met Aangetekend Mailen aan te schrijven, dit kan betekenen dat deze veel waarde hecht aan het bericht en er zeker van wil zijn dat het bericht beveiligd en met zekerheid bij u terecht komt. Zodra u een Aangetekende e-mail heeft ontvangen kunt u eenvoudig zien van wie deze is, waar het over gaat, wanneer deze is verzonden en de titel van de bijlages zien. U heeft vervolgens de keuze om de aangetekende e-mail te accepteren, te weigeren of niets te doen. Mocht u de keuze maken om de aangetekende mail te weigeren of zelfs niets te doen dan zullen wij de afzender hier wel direct van op de hoogte brengen zodat deze altijd nog de keuze kan maken u op een andere wijze te contacten.

Heeft u nog vragen over de ontvangen Aangetekende e-mail, vul dan onderstaand formulier in.

Lees meer over Aangetekend Mailen

Q2: Waarom Aangetekend Mailen?

Met Aangetekend Mailen kunnen documenten ‘Goedkoper dan een postzegel met meer zekerheid dan een gewone postzending’ worden verzonden. Waarom zou je er dan nog voor kiezen om deze fysiek te versturen? Hierdoor is het mogelijk om het huidige reguliere postproces te doen vervangen voor het als bewezen en rechtsgeldig te versturen via deze unieke digitale wijze. Dit levert naast de juridische zekerheid een direct aantal voor delen op welke u hier kunt vinden. Tevens is het mogelijk om met de optie Digitale Handtekening de ontvanger eenvoudig een rechtsgeldige handtekening te laten zetten. De dienst kan eenvoudig en optimaal worden geïntegreerd binnen organisatie specifieke systemen wat zowel het versturen als het bijhouden van de terugkoppelingen zeer eenvoudig in gebruik maakt.

FAQ Techniek

Q1: Ik heb een vraag over de installatie van de Outlook plug-in.

Neem contact op met de Service Desk via support@aangetekendmailen.nl.

Q2: Ik heb een vraag over de installatie via domein/ Citrix omgeving.

Neem contact op met de Service Desk via support@aangetekendmailen.nl.