skip to Main Content

Aangetekend Mailen voor Alektum Incasso

De klant

Alektum Incasso is een Zweeds familiebedrijf met vestigingen in 16 landen in Europa, waaronder Nederland. Het bedrijf telt ruim 500 medewerkers. Onder het motto ‘Get your money back. And the customer’ zetten zij zich dagelijks in om geld te incasseren voor bedrijven met grote debiteurenportefeuilles, zonder afbreuk te doen aan de relatie met de klant.

De vraag

In de bedrijfsprocessen van Alektum speelt juridische en administratieve correspondentie, zoals aanmaningen, een belangrijke rol. Voor het versturen van aangetekende e-mails wilde het incassobureau een dienst die voldoet aan de Europese regelgeving en die bovendien een eigen server biedt voor aangetekend mailen.

De aanpak

Met Aangetekend Mailen biedt Aangetekend BV, Alektum een dienst die voldoet aan de Europese regelgeving en die bovendien klantvriendelijk is. Zo heeft de dienst standaard een weigerknop, waarmee de ontvanger de aangetekende e-mail kan weigeren. Voor veel Europese landen is dit een wettelijke verplichting. Zo ook in Frankrijk, waar Alektum een vestiging heeft. De dienst wordt geleverd op een eigen Aangetekend Mailen-server en voldoet aan de ISO27001-normering.

Het resultaat

Aangetekend Mailen was binnen 1 maand operationeel binnen het bedrijfsproces van Alektum Nederland. Er gaan nu maandelijks duizenden aangetekende e-mails de deur uit. De dienst wordt ook ingezet in Frankrijk en voldoet volledig aan de daar geldende regelgeving. Voor ontvangers is Aangetekend Mailen mét weigerknop net wat minder confronterend.

Bij de werkzaamheden van Alektum komt veel juridische en administratieve correspondentie kijken, zoals aanmaningen. Veel van deze stukken worden aan de deur bezorgd. Een dure en foutgevoelige exercitie die de ontvangers vaak een ongemakkelijk gevoel bezorgt. Met Aangetekend Mailen komt hierin verandering. Ron Muller, de CEO van Alektum Nederland, vertelt over zijn keuze voor Aangetekend Mailen.

Waarom is Aangetekend Mailen zo belangrijk voor jullie?

‘In onze business is aangetekende post aan de orde van de dag. Maar de verwerking van traditionele poststukken kost nog altijd veel tijd en geld en brengt foutgevoelige, handmatige handelingen met zich mee. Bij ontvangers zorgt het traditionele postproces bovendien voor vertraging in de afhandeling, vooral omdat zij gewend zijn aan het gemak van digitale diensten. Daarom gingen we twee jaar geleden in zee met een Amerikaanse partij voor het verzenden van aangetekende e-mails. Maar deze dienst voldeed niet aan de Europese regelgeving en bood geen aparte server.’

Dus switchten jullie naar Aangetekend Mailen van Aangetekend BV?

‘Klopt. Aangetekend BV is een betrouwbare Nederlandse partij. Alleen dát is voor veel van onze Europese klanten al een geruststelling. De dienst krijgen we op een eigen Aangetekend Mailen-server, beheerd en beveiligd door Aangetekend BV in een van de datacenters in Nederland. Bovendien biedt Aangetekend BV meer functionaliteiten dan de Amerikaanse partij waarmee we samenwerkten. Zo bood Aangetekend BV een extra beveiliging. Namelijk een ingebouwde weigerknop waarmee ontvangers de aangetekende mail kunnen weigeren.

Net zoals je bij de postbode aan de deur het aangetekende poststuk kunt weigeren door niet te tekenen. In sommige landen waar Alektum gevestigd is, bijvoorbeeld Frankrijk, is de mogelijkheid om aangetekende post te kunnen weigeren een wettelijke verplichting.’

‘We maken het incassoproces efficiënter en denken mee over klantbehoud’

Maar jullie klanten willen toch vooral dat er wél getekend wordt voor ontvangst?

‘Ja, maar onze klanten willen ook, ondanks eventuele betalingsproblematiek, een goede relatie behouden met hun klant. Wij realiseren ons namelijk hoeveel geld het kost om een nieuwe klant te werven. Wij willen hen ondersteunen bij hun klantbehoud. Dat doen we bijvoorbeeld met bedankbrieven na een volledige betaling of upsales om klanten weer te reactiveren. Maar ook met Aangetekend Mailen helpen we ze om het incassoproces klantvriendelijker te maken.’

Klantvriendelijke incasso, bestaat dat?

‘Jazeker. Als het om incasso’s gaat vinden mensen het vaak wat confronterend om daarover gebeld te worden. Of om een postbode aan de deur te krijgen bij wie ze direct moeten tekenen voor ontvangst. Met een aangetekende mail die de mogelijkheid biedt om het te weigeren, voel je je als ontvanger wat minder onder druk gezet. Tegelijkertijd heeft de aangetekende e-mail dezelfde juridische status als een fysiek aangetekend poststuk. Zolang het maar aan de voorwaarden voldoet: de authenticiteit van de inhoud en de identiteit van de verzender en de ontvanger moeten voldoende zijn vastgesteld. Het moment van totstandkoming moet zijn geregistreerd en de inhoud moet raadpleegbaar zijn door een derde, onafhankelijke partij. Standaardontvangstbevestigingen in e-mailprogramma’s voldoen daar niet aan. Aangetekend Mailen wél.’

Hoe werkt Aangetekend Mailen dan precies?

Eerst gaat er via de beveiligde servers een e-mail naar de ontvanger waarin het  aangetekende stuk wordt aangekondigd. Hierbij kunnen we onze taalkeuze aangeven: Nederlands, Engels, Duits, Frans of Spaans. Aangetekend BV zorgt voor de versleuteling van de inhoud: er wordt een vingerafdruk – of hash codering – van gemaakt die minimaal 7 jaar wordt bewaard en geverifieerd kan worden door partijen. Aangetekend BV volgt de e-mail tijdens het hele proces en registreert wat de ontvanger met de e-mail doet. De ontvanger kan aangeven of hij het stuk wil ontvangen of weigeren. Als de ontvanger de e-mail accepteert, volgt een paar seconden later de aangetekende e-mail. Als de ontvanger weigert, dan wordt het verzendproces beëindigd en krijgt de verzender hier realtime een statusupdate van. Als een ontvanger bewust de keuze maakt om niets te doen met de aangetekende e-mail, krijgt hij deze gedurende 10 dagen een aantal keer een herinnering aangeboden. Zo voldoet de verzender aan de ‘ontvangsttheorie’. Hij kan namelijk aantonen er alles aan gedaan te hebben om de vordering ter kennisgeving te hebben aangeboden.’

Wat zijn de ervaringen tot nu toe?

‘Goed. We waren binnen 1 maand operationeel en sindsdien versturen we duizenden aangetekende e-mails. Dat betekent een enorme besparing op post, want voor een fysiek aangetekend poststuk betaal je tegenwoordig 7,95 euro.

De cijfers

Alektum Incasso heeft vestigingen in 14 Europese landen met in totaal 400 medewerkers. Maandelijks stuurt Alektum duizenden aangetekende mails. Binnen 1 maand was Aangetekend Mailen van Aangetekend BV operationeel.

‘Dankzij de weigerknop heeft Aangetekend Mailen dezelfde juridische status als een fysiek (aangetekend) poststuk’

 

Meer informatie?

Heeft u interesse in de mogelijkheden van Aangetekend Mailen voor uw organisatie? Of wilt u weten hoeveel u kan besparen met Aangetekend Mailen? Laat onderstaand uw gegevens achter en wij nemen spoedig contact met u op.
Zou u deze casus graag nog eens nalezen? Download onze Aangetekend Mailen voor Alektum Incasso.

Konica
Konica Minolta & Aangetekend mailen

Konica Minolta Konica Minolta behoort tot de Top 3 van de wereld voor documentmanagement binnen…

Lees verder
Vacature New Business Developer

Ben je een commercieel talent, zie je overal mogelijkheden en heb je een passie voor…

Lees verder
Aangetekend Mailen voor Payt

De klant Payt bewijst dat debiteurenbeheer persoonlijk, efficiënt en effectief kan zijn. De software geeft…

Lees verder
Rob Timman van TriOpSys aan het woord

TriOpSys TriOpSys is gespecialiseerd in het ontwerpen, bouwen en beheren van Mission Critical ITsystemen, ofwel…

Lees verder
Vacature Allround administratief medewerk(st)er

Ben je administratief sterk en heb je een passie voor online. Doe je de dingen…

Lees verder
Het kaf en het koren door Willem Voogt, Privacy Officer.

over de attentiewaarde van e-mails in een steeds groter wordende stroom van berichten Toen de…

Lees verder
Aangetekend Mailen voor Jumbo Supermarkten

De klant Jumbo Supermarkten is in korte tijd ontwikkeld van een regionale supermarkt tot een…

Lees verder
Balude & Aangetekend Mailen

Balude Balude biedt u all-in ICT beheer, zij ontzorgen u van al uw ICT-vraagstukken. Balude…

Lees verder
Jaaroverzicht 2018

2019 zijn wij met volle energie gestart maar blikken nog even terug op een succesvol…

Lees verder
Telegraaf: Grensverlegger

Rechtsgeldig digitale post Utrecht - Documenten per post versturen is eigenlijk niet meer van deze…

Lees verder
Telegraaf: Aangetekend via de mail

'Elektronische postbode' kan ook belangrijke post bezorgen De Telegraaf schreef een artikel over de voordelen van…

Lees verder
E-mail valt eindelijk onder het briefgeheim!

Al meer dan vijftien jaar speelt het plan, maar nu gaat het er eindelijk van…

Lees verder
Aangetekend vanaf 4 juni in ‘Doe Maar Duurzaam!’

Veel bedrijven versturen nog steeds belangrijke documenten via de post. Maar dit kan veel gemakkelijker.…

Lees verder
Aangetekend Mailen BNR

BNR deed onderzoek naar de inzet van Aangetekend Mailen bij bedrijven en de groei ervan.…

Lees verder
Aangetekend BV en ABN AMRO lanceren online contractondertekening

Vanaf 1 november kunnen zakelijke documenten als contracten en verkoopovereenkomsten 100% veilig op een rechtsgeldige…

Lees verder
KPN Cloud komt met de dienst Aangetekend Mailen

''Goedkoper dan een postzegel, met de zekerheid van Aangetekend” Platform E-Factureren Schrijft over over de…

Lees verder

Direct contact
+31 (0)346 58 17 31

Meer weten?

Ook zij gebruiken Aangetekend Mailen

Back To Top
×Close search
Zoeken