Overheid

Bewaking integriteit bij het verzenden
en dossiervorming

Bij veel overheidsorganen worden op dit moment de uiteenlopende werkprocessen (verder) gedigitaliseerd of verfijnd. Daarbij ontstaat tegelijkertijd de vraag hoe in aansluiting op deze processen de communicatie met collega-organisaties en burgers volledig veilig digitaal kan worden ingeregeld. Lees hierover alles over veilig mailen voor overheidsinstanties.

Vraag gratis brochure aan

Dé oplossing voor
belangrijke documenten

Beveiligd	Efficiënt
Rechtsgeldig	Kostenbesparend

Bescherming van privacygevoelige gegevens

Zeker bij de communicatie binnen en vanuit de overheid speelt de privacy een uiterst belangrijke rol. De digitale communicatie moet zonder meer aan de AVG getoetst kunnen worden. Of het nu over beleid of uitvoering gaat, in alle gevallen moeten de te verzenden gegevens maximaal worden beschermd tegen het risico van verlies, diefstal, beschadiging of onbevoegde wijzigingen.

Bewaken integriteit bij het verzenden

Of het nu over beleid of uitvoering gaat, in alle gevallen moeten de te verzenden gegevens maximaal worden beschermd tegen het risico van verlies, diefstal, beschadiging of onbevoegde wijzigingen.

Dossiervorming

In het kader van de dossiervorming is het veelal belangrijk om het verzend- en ontvangstproces op de voet te kunnen volgen. Bovendien dient deze nauwkeurig en eenduidig vastgelegd te worden.

Eenvoudig te gebruiken en in te passen

Ook moeten de efficiëntie én de effectiviteit van de werkprocessen geoptimaliseerd worden. Geen ingewikkelde handelingen. Geen digitale platformen en/of zogenaamde ‘Mijn Omgevingen’. Maar bij voorkeur eenvoudige integratie in bestaande mailprocessen. Daarnaast wil men bij veel overheidsorganen – zeker met de combinatie van werken op kantoor en thuiswerken – brieven en overige documenten eenvoudig kunnen versturen. Ongeacht plaats en tijd, maar wel met de zekerheid dat het aankomt bij de beoogde geadresseerde(n).

Digitaal, Beveiligd en Rechtsgeldig – Veilig Mailen voor overheidsinstanties

Bij Aangetekend BV hebben wij voor al die overheidsinstanties dé oplossing voor alle hierboven aangegeven eisen en wensen. Veel collega’s gingen u al succesvol voor in het gebruik van onze beveiligde en rechtsgeldige diensten.

Ook te gebruiken voor het verzenden van Grote Bestanden

Aangetekend BV heeft meerdere diensten ontwikkeld die los of juist met elkaar gecombineerd kunnen worden. Een van de andere diensten is het verzenden van grote bestanden tot wel 100GB. De verzender kan dit direct gebruiken in zijn Outlook omgeving. Via drag & drop worden de bijlagen toegevoegd. Zodra de totale grootte van de bijlage boven het ingesteld volume van bijvoorbeeld 5MB uitkomt, dan worden de bijlagen automatisch verzonden via onze Grote Bestanden oplossing. De ontvanger krijgt de mail gewoon binnen, waarbij de bijlagen zijn omgezet naar downloadbare links. Op deze wijze worden de mailservers van zowel verzender als ontvanger minder belast.

Eenvoudig te integreren in bestaande workflows

Onze diensten kunnen ook worden benut in een workflow, waarbij tegelijkertijd meerdere documenten gepersonaliseerd kunnen worden verzonden en afgehandeld. Zo kunnen bijvoorbeeld belastingaangiften, betalingsherinneringen, stembiljetten, aanbestedingen en dergelijke beveiligd en rechtsgeldig worden verzonden.

Gecertificeerd naar Europese normen

Belangrijk om te weten, ook al in het kader van Artikel 2.76 van de Aanbestedingswet 2012, dat Aangetekend Mailen de enige aanbieder van Veilig Mailen in Nederland is, die een eIDAS-kwalificatie heeft. De eIDAS-Verordening, die bij de meeste overheidsinstanties vooral bekend is van de Europese elektronische identificatiemogelijkheden, kent bovenal een vijftal vertrouwensdiensten. De ‘digitaal aangetekende bezorging’ is daar één van. Het is goed om te weten dat alle overheidsorganen verplicht zijn om bij aanbestedingen, die gerelateerd zijn aan een of meerdere vertrouwensdiensten, de eisen van deze Verordening mee te nemen in de selectie van aanbieders.

Veilig Mailen met de Rechtspraak

Aangetekend Mailen is technisch gekoppeld met de Rechtspraak. Wij zijn eIDAS – de énige Nederlands qERDS gecertificeerd – en voldoen daarmee aan alle voorwaarden om rechtsgeldig en beveiligd te kunnen communiceren met de Rechtspraak.

Vijf vertrouwensdiensten

Deze vijf vertrouwensdiensten worden onder zeer strike voorwaarden en eisen geleverd door zogenaamde qualified Trust Service Providers (qTSP’s). Aangetekend B.V. is hier één van. Klik hier voor de lijst met providers. Wij staan voor deze certificering onder permanent toezicht van onze Conformity Assessment Body, T-Systems Deutsche Telekom Security GmbH, en de Supervisory Body, het Agentschap Telecom van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.

Rechtspraak stelt qERDS als voorwaarde

De Rechtspraak in Nederland heeft bekend gemaakt op de langere termijn te kiezen om het Europese certificaat eIDAS (qERDS) als voorwaarde te stellen om veilig te mailen met de Rechtspraak. De Rechtspraak heeft als streefdatum 1 januari 2024.

Deze beslissing is tot stand gekomen na het inactiveren van het schema NCS 7516. Daardoor zijn de NTA 7516-certificaten niet meer geldig en zullen er ook geen nieuwe certificaten meer afgegeven worden. Om toch nog veilig te kunnen mailen met de Rechtspraak kunnen de aanbieders van Veilig Mailen abonnementen (met een geldig certificaat op 14 mei 2022) en technisch gekoppeld waren, dit vooralsnog blijven doen.

De Rechtspraak heeft dus gekozen om het Europese certifcaat eIDAS als voorwaarde te stellen om in de (nabije) toekomst Veilig te kunnen mailen. Op dit moment is Aangetekend BV de énige Nederlandse vertrouwensdienst voor Elektronische Aangetekende Bezorging (qERDS).

Aangetekend BV levert verschillende diensten om elektronische communicatie makkelijk, rechtsgeldig en digitaal mogelijk te maken.

Whitepaper: De opkomst en (voorlopige) ondergang van Nederlandse normen voor Veilig Mailen

12 minuten van je tijd goed besteed.

In deze whitepaper wordt beschreven waarom en hoe deze normen tot stand kwamen, maar ook hoe ze vooralsnog feitelijk van het toneel zijn verdwenen. Tot slot wordt ingegaan op de al langer bestaande, stringente Europese eisen voor een ‘elektronisch aangetekende zending’, zoals die door alle lidstaten van de EU – dus inclusief Nederland – is aanvaard.