het beveiligd en rechtsgeldig mailen

Privacy

Is de geadresseerde ook daadwerkelijk de beoogde geadresseerde

In IJsland heb je kennelijk geen straatnaam of postcode nodig om je brief te laten bezorgen. Een getekende plattegrond, een postzegel en de omschrijving van de samenstelling van het gezin bleek zo’n drie jaar geleden voldoende te zijn om de brief te laten bezorgen. Het was een toerist die de route op de envelop tekende omdat ze niet precies wist waar de brief naartoe moest.
Heel af en toe komt er ook zo’n soort bericht in de Nederlandse kranten. Postbodes die hun bezorgwijk zodanig kennen dat ze precies weten wie op welk adres woont. Niet alleen worden dergelijke berichten schaars, ook postbodes worden schaars: Lokale postbezorgers gaan ook steeds minder dagen bezorgen.

Ook bij mailen willen we dat de betreffende mail uitsluitend bij de juiste persoon aankomt, zonder dat wij omstandig moeten uitleggen hoe bijvoorbeeld die persoon er uit ziet er waar hij ongeveer woont of werkt. We hebben het dan al snel over privacy ofwel de bescherming van persoonsgegevens.

Vertrouwelijk

Privacy, afgeleid van het Latijnse ‘privatus’ dat ‘gescheiden van de rest’ betekent, is een ruim begrip: het gaat om de bescherming van diverse zaken in de persoonlijke levenssfeer. Daarbij ook het recht om vertrouwelijk te kunnen communiceren via brief, telefoon of e-mail. Privacy betekent dat iemand dingen kan doen zonder dat de buitenwereld daar weet van heeft, inbreuk op maakt, of invloed op uitoefent.

Met de komst van de AVG/GDPR in mei 2018 als opvolger van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) is er op straffe van stevige boetes van de Toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens beduidend meer scherpte gekomen in de wijze waarop men de privacy van anderen moet respecteren. En juist door de toenemende digitalisering wordt nog zorgvuldiger omgaan met persoonsgegevens steeds belangrijker. Het gaat naast technische maatregelen ook om houding en gedrag van degenen die zich met persoonsgegevens bezighouden. Daarnaast moet men bijvoorbeeld expliciet via verwerkersovereenkomsten aangeven waar de verantwoordelijkheden liggen in werkprocessen met meerdere organisaties.
Informatiebeveiliging en privacy zijn nauw met elkaar verbonden. Informatiebeveiliging heeft tot doel het waarborgen van de beschikbaarheid, de integriteit en de vertrouwelijkheid van de informatievoorziening. Het gaat er dus kortweg om het verlies van informatie met de nodige gevolgschade te voorkomen. Dit verlies kan bijvoorbeeld leiden tot privacy schending als het de gegevens van een of meerdere personen betreft.

End-to-end

Om privacy in het mailverkeer te kunnen waarborgen, moeten van end-to-end de juiste procedures qua informatiebeveiliging in acht worden genomen. Veilig mailen begint bij de nodige technische vereisten en voorzorgsmaatregelen bij de verzender, verloopt vervolgens via veilig transport en eindigt in de Inbox van de ontvanger. Deze ontvanger moet daarbij zelf de nodige maatregelen nemen om dat laatste stuk (‘the last mile’) te kunnen beveiligen.

Bij Aangetekend Mailen werken wij met de hoogste beveiligingsstandaarden, die voortdurend worden aangepast aan de ‘state of art’-technologieën. Daarnaast maken wij gebruik van een zwaarbeveiligd datacenter op Nederlands grondgebied. Daar hebben wij ook een eigen Hardware Security Module in gebruik. Het transport is dus volledig gericht op de integriteit en de vertrouwelijkheid van de over te brengen data, terwijl de beschikbaarheid op het hoogste niveau staat.

Het proces

Voor de privacy van de geadresseerde hebben wij twee varianten, de reguliere Aangetekende Mail die met alle beveiligingsmaatregelen in de Inbox van de geadresseerde komt en de Aangetekende Mail Plus, de eIDAS-gecertificeerde variant waarbij een 2-factor authenticatie (2FA) wordt toegepast waarbij de mail uitsluitend door de geadresseerde kan worden geopend. Die Plus-variant heeft daarnaast nog enkele aanvullende karakteristieken zoals identificatie van de zender, het toevoegen van een gekwalificeerde ‘seal’ en een gekwalificeerde timestamp.
Op onze website www.aangetekendmailen.nl vindt u meer informatie over beide mogelijkheden. En heeft u specifieke vragen over privacy en security in combinatie met datatransport, vraag het ons direct.

Direct contact
+31 (0)346 58 17 31

Meer weten?

Ook zij gebruiken Aangetekend Mailen