Dat de postkamer niet meer is wat het was, daarover is iedereen het wel eens. Maar er zijn nog heel wat efficiëntieslagen te maken. In deze blog deelt Wouter Vrielink zijn ideeën over de postkamer van de – nabije – toekomst.
Ooit een onmisbare schakel
De rol van de postkamer verandert. Was het ooit een onmisbare schakel tussen een organisatie en de buitenwereld, sinds de opkomst van e-mail en het flexibel werken verdwijnt de papieren post langzaamaan uit het kantoorbeeld. Ik zeg niet voor niets langzaamaan, omdat papieren post, en daarmee de postkamer, nog zeker niet verdwenen zijn.
Onbekend maakt onbemind
Dat e-mail veel van de gewone post vervangt, is inmiddels gemeengoed. Maar er zijn nog veel meer processen in de postkamer die doeltreffender ingericht kunnen worden. Maar dat vraagt om verandering en wij mensen zijn gewoontedieren. Zo vertelde een klant ons: ‘Door een digitale manier van werken te implementeren, verander je iets aan de werkwijze van mensen. Dat is gewoon lastig, zeker als je weet dat sommige mensen al dertig jaar bij een organisaties werken, en niet anders gewend zijn dan dat papieren dossier met de koerier meeging als aangetekend stuk.’ Daarentegen zien wij ook dat bij de transitie van fysiek naar digitaal de acceptatiegraad van een aangetekende email boven de 80% is. Dat is heel hoog, zeker als je beseft dat – helaas – niet elke boodschap die via ons platform wordt verstuurd een positief bericht is. Dan zou dat hoge cijfer te verklaren zijn, maar blijkbaar accepteren mensen de e-mail ook in conflictsituaties. Het heeft allemaal even tijd nodig, maar ik heb er alle vertrouwen in dat de digitale manier van aangetekend post versturen nog veel breder geaccepteerd gaat worden.
Het nieuwe normaal?
Wat is het nieuwe normaal? Voor ons houdt het nieuwe normaal in dat je flexibel kunt zijn in al je processen. Het digitaal verzenden van post hoort daar wat ons betreft bij. Uit onderzoek blijkt dat veel mensen toch één tot twee dagen per week thuis willen blijven werken, en dat snap ik heel goed. Waarom zou je dan moeten wachten tot je op kantoor bent om een poststuk of een aangetekend post stuk te versturen? Het zou toch een stuk fijner zijn als je niet meer afhankelijk bent van tijd en locatie, maar ook aan de keukentafel of elke willekeurige andere locatie hetzelfde proces kan uitvoeren.
Kostenbesparing
Een belangrijk voordeel hiervan is de kostenbesparing. Een postzegel is al snel 99 eurocent, voor het verzenden van een aangetekende brief betaal je minimaal 8,80 euro. Dat is heel wat meer dan de circa 80 eurocent die je voor een digitale aangetekende zending betaalt. Dan hebben we het nog niet gehad over de duurzaamheid en besparing op de indirecte en verborgen kosten. Er komt geen ‘echte’ postbode meer aan het proces te pas.
Geen omkijken
De digitale postbode gaat net een stapje verder dan de ‘echte’ postbode die vaak tevergeefs bij een geadresseerde voor de deur staat met een aangetekend poststuk. Je moet dan maar hopen dat de geadresseerde het poststuk ophaalt bij het afhaalpunt. De digitale postbode doet het net even iets anders, waardoor je er geen omkijken meer naar hebt. Je stelt gewoon in hoe vaak je binnen een bepaalde termijn een herinnering wilt versturen en de rest gaat vanzelf. Bovendien is de inhoud van je bericht digitaal verzegeld met de fingerprintingtechniek. Zo ontstaat er nooit discussie over wat er nu werkelijk in de envelop heeft gezeten.
Parallel proces in de overstap van papier naar duurzaam digitaal
Een veelgehoord argument om niet digitaal te versturen – of dit nu om aangetekende post gaat of ‘gewone’ post – is dat bepaalde doelgroepen er nog niet klaar voor zijn. Dat is inderdaad wat wij ook vaak zien aan het begin van een transitie en is volkomen begrijpelijk. In dat geval kun je er natuurlijk voor kiezen om de processen naast elkaar te laten bestaan. Vraag mensen of ze bepaalde correspondentie per mail willen ontvangen of per post. Denk niet vanuit jezelf, maar vanuit klanten, patiënten, bewoners of inwoners. Je zult je verbazen hoe groot het deel is dat liever digitale post ontvangt, en dat deel wordt alleen maar groter. Hierdoor worden jouw processen steeds gemakkelijker en krijg je er steeds meer grip op. En als klap op de vuurpijl draag je ook nog eens bij aan een duurzamere samenleving!
Wil je eens verder sparren? Laat het me weten!
