skip to Main Content

Verandering is een proces. Ook in de postkamer

Dat de postkamer niet meer is wat het was, daarover is iedereen het wel eens. Maar er zijn nog heel wat efficiëntieslagen te maken. In deze blog deelt Wouter Vrielink zijn ideeën over de postkamer van de – nabije – toekomst.

Ooit een onmisbare schakel

De rol van de postkamer verandert. Was het ooit een onmisbare schakel tussen een organisatie en de buitenwereld, sinds de opkomst van e-mail en het flexibel werken verdwijnt de papieren post langzaamaan uit het kantoorbeeld. Ik zeg niet voor niets langzaamaan, omdat papieren post, en daarmee de postkamer, nog zeker niet verdwenen zijn.

Onbekend maakt onbemind

Dat e-mail veel van de gewone post vervangt, is inmiddels gemeengoed. Maar er zijn nog veel meer processen in de postkamer die doeltreffender ingericht kunnen worden. Maar dat vraagt om verandering en wij mensen zijn gewoontedieren. Zo vertelde een klant ons: ‘Door een digitale manier van werken te implementeren, verander je iets aan de werkwijze van mensen. Dat is gewoon lastig, zeker als je weet dat sommige mensen al dertig jaar bij een organisaties werken, en niet anders gewend zijn dan dat papieren dossier met de koerier meeging als aangetekend stuk.’ Daarentegen zien wij ook dat bij de transitie van fysiek naar digitaal de acceptatiegraad van een aangetekende email boven de 80% is. Dat is heel hoog, zeker als je beseft dat – helaas – niet elke boodschap die via ons platform wordt verstuurd een positief bericht is. Dan zou dat hoge cijfer te verklaren zijn, maar blijkbaar accepteren mensen de e-mail ook in conflictsituaties. Het heeft allemaal even tijd nodig, maar ik heb er alle vertrouwen in dat de digitale manier van aangetekend post versturen nog veel breder geaccepteerd gaat worden.

Het nieuwe normaal?

Wat is het nieuwe normaal? Voor ons houdt het nieuwe normaal in dat je flexibel kunt zijn in al je processen. Het digitaal verzenden van post hoort daar wat ons betreft bij. Uit onderzoek blijkt dat veel mensen toch één tot twee dagen per week thuis willen blijven werken, en dat snap ik heel goed. Waarom zou je dan moeten wachten tot je op kantoor bent om een poststuk of een aangetekend post stuk te versturen? Het zou toch een stuk fijner zijn als je niet meer afhankelijk bent van tijd en locatie, maar ook aan de keukentafel of elke willekeurige andere locatie hetzelfde proces kan uitvoeren.

Kostenbesparing

Een belangrijk voordeel hiervan is de kostenbesparing. Een postzegel is al snel 99 eurocent, voor het verzenden van een aangetekende brief betaal je minimaal 8,80 euro. Dat is heel wat meer dan de circa 80 eurocent die je voor een digitale aangetekende zending betaalt. Dan hebben we het nog niet gehad over de duurzaamheid en besparing op de indirecte en verborgen kosten. Er komt geen ‘echte’ postbode meer aan het proces te pas.

Geen omkijken

De digitale postbode gaat net een stapje verder dan de ‘echte’ postbode die vaak tevergeefs bij een geadresseerde voor de deur staat met een aangetekend poststuk. Je moet dan maar hopen dat de geadresseerde het poststuk ophaalt bij het afhaalpunt. De digitale postbode doet het net even iets anders, waardoor je er geen omkijken meer naar hebt. Je stelt gewoon in hoe vaak je binnen een bepaalde termijn een herinnering wilt versturen en de rest gaat vanzelf. Bovendien is de inhoud van je bericht digitaal verzegeld met de fingerprintingtechniek. Zo ontstaat er nooit discussie over wat er nu werkelijk in de envelop heeft gezeten.

Parallel proces in de overstap van papier naar duurzaam digitaal

Een veelgehoord argument om niet digitaal te versturen – of dit nu om aangetekende post gaat of ‘gewone’ post – is dat bepaalde doelgroepen er nog niet klaar voor zijn. Dat is inderdaad wat wij ook vaak zien aan het begin van een transitie en is volkomen begrijpelijk. In dat geval kun je er natuurlijk voor kiezen om de processen naast elkaar te laten bestaan. Vraag mensen of ze bepaalde correspondentie per mail willen ontvangen of per post. Denk niet vanuit jezelf, maar vanuit klanten, patiënten, bewoners of inwoners. Je zult je verbazen hoe groot het deel is dat liever digitale post ontvangt, en dat deel wordt alleen maar groter. Hierdoor worden jouw processen steeds gemakkelijker en krijg je er steeds meer grip op. En als klap op de vuurpijl draag je ook nog eens bij aan een duurzamere samenleving!

Wil je eens verder sparren? Laat het me weten!

Wouter Vrielink

Aangetekend nu ook Privacy Verified
Aangetekend nu ook Privacy Verified

Wij zorgen dat mensen veilig kunnen mailen. Dan is het natuurlijk enorm belangrijk om ook…

Lees verder
Zo helpt de KPN API Store ondernemers bij hun digitale innovatieproces
Zo helpt de KPN API Store ondernemers bij hun digitale innovatieproces

Een API – een application programming interface – is een stukje software dat het mogelijk…

Lees verder
Verandering is een proces. Ook in de postkamer
Verandering is een proces. Ook in de postkamer

Dat de postkamer niet meer is wat het was, daarover is iedereen het wel eens.…

Lees verder
De ene digitale handtekening is de ander niet. Zo zit dat

Vrijwel iedereen heeft weleens te maken gehad met de inefficiëntie van een ondertekenproces, zelfs als…

Lees verder
6 maatregelen die je kunt nemen tegen ceo-fraude
6 maatregelen die je kunt nemen tegen ceo-fraude

Dat cybercriminelen er niet voor terugdeinzen om in te spelen op angst en – zowel…

Lees verder
‘Het argument ‘ik wist er niet van’ is bij ons géén argument’
‘Het argument ‘ik wist er niet van’ is bij ons géén argument’

Payt is het grootste debiteurenbeheerplatform van Nederland. Sander Kamstra is directeur van Payt en vertelt…

Lees verder
‘Onze digitale postbode gebruikt geen trackingpixel.’

ICTRecht is een fullservice adviesbureau, gespecialiseerd in internet, ICT en privacywet- en regelgeving. Peter Kager…

Lees verder
Aangetekend Mailen RTLZ, voor thuiswerkend Nederland
Thuiswerkend Nederland zet volop Aangetekend Mailen in

Met het platform ‘Next Level Corona Solutions’ helpt RTLZ om werkend Nederland weer op gang…

Lees verder
eIDAS-erkenning
PERSBERICHT: EU-ERKENNING VOOR NEDERLANDS BEDRIJF ‘AANGETEKEND MAILEN’

Utrecht, 31 maart 2020 – De coronacrisis zorgt onmiskenbaar voor een toename van zakelijk internetverkeer.…

Lees verder
eIDAS-erkenning
‘Dit is wel het allerhoogste stempeltje dat je kan halen’

Op 24 maart werd er, met gepaste afstand tot elkaar, een toost uitgebracht bij Aangetekend…

Lees verder
Aangetekende mails versturen vanuit je bankapp? Zij kunnen het wel!
Aangetekende mails versturen vanuit je bankapp? Zij kunnen het wel!

Aangetekend Mailen voor de zakelijke markt is al een tijd beschikbaar. Maar ook een particulier…

Lees verder
Beschikbaarheid Aangetekend Mailen

Maximale beschikbaarheid Aangetekend Mailen Volgens de richtlijnen van het RIVM valt onze dienst Aangetekend Mailen onder…

Lees verder
For your eyes only
For your eyes only

Heb je net dat beetje extra zekerheid nodig dat de ontvanger ook werkelijk de bedoelde…

Lees verder
‘Meer kennis betekent veiliger gedrag? Niet dus.’
‘Meer kennis betekent veiliger gedrag? Niet dus.’

Rutger Leukfeldt is senior onderzoeker cybercrime bij het Nederlands Studiecentrum Criminaliteit en Rechtshandhaving  in het…

Lees verder
Sneller voldoen aan de WAB met Aangetekend Mailen
Hoe ga je als HR-manager om met de WAB?

De invoering van de WAB brengt nogal wat hoofdbrekens met zich mee voor veel HR-medewerkers.…

Lees verder
2019 in hoogte- en dieptepunten
2019 in hoogte- en dieptepunten

Een nieuw jaar kijkt ons veelbelovend aan, maar voor we er vol energie induiken, blikken…

Lees verder

Direct contact
+31 (0)346 58 17 31

Meer weten?

Ook zij gebruiken Aangetekend Mailen

Back To Top
×Close search
Zoeken