skip to Main Content

Verandering is een proces. Ook in de postkamer

Dat de postkamer niet meer is wat het was, daarover is iedereen het wel eens. Maar er zijn nog heel wat efficiëntieslagen te maken. In deze blog deelt Wouter Vrielink zijn ideeën over de postkamer van de – nabije – toekomst.

Ooit een onmisbare schakel

De rol van de postkamer verandert. Was het ooit een onmisbare schakel tussen een organisatie en de buitenwereld, sinds de opkomst van e-mail en het flexibel werken verdwijnt de papieren post langzaamaan uit het kantoorbeeld. Ik zeg niet voor niets langzaamaan, omdat papieren post, en daarmee de postkamer, nog zeker niet verdwenen zijn.

Onbekend maakt onbemind

Dat e-mail veel van de gewone post vervangt, is inmiddels gemeengoed. Maar er zijn nog veel meer processen in de postkamer die doeltreffender ingericht kunnen worden. Maar dat vraagt om verandering en wij mensen zijn gewoontedieren. Zo vertelde een klant ons: ‘Door een digitale manier van werken te implementeren, verander je iets aan de werkwijze van mensen. Dat is gewoon lastig, zeker als je weet dat sommige mensen al dertig jaar bij een organisaties werken, en niet anders gewend zijn dan dat papieren dossier met de koerier meeging als aangetekend stuk.’ Daarentegen zien wij ook dat bij de transitie van fysiek naar digitaal de acceptatiegraad van een aangetekende email boven de 80% is. Dat is heel hoog, zeker als je beseft dat – helaas – niet elke boodschap die via ons platform wordt verstuurd een positief bericht is. Dan zou dat hoge cijfer te verklaren zijn, maar blijkbaar accepteren mensen de e-mail ook in conflictsituaties. Het heeft allemaal even tijd nodig, maar ik heb er alle vertrouwen in dat de digitale manier van aangetekend post versturen nog veel breder geaccepteerd gaat worden.

Het nieuwe normaal?

Wat is het nieuwe normaal? Voor ons houdt het nieuwe normaal in dat je flexibel kunt zijn in al je processen. Het digitaal verzenden van post hoort daar wat ons betreft bij. Uit onderzoek blijkt dat veel mensen toch één tot twee dagen per week thuis willen blijven werken, en dat snap ik heel goed. Waarom zou je dan moeten wachten tot je op kantoor bent om een poststuk of een aangetekend post stuk te versturen? Het zou toch een stuk fijner zijn als je niet meer afhankelijk bent van tijd en locatie, maar ook aan de keukentafel of elke willekeurige andere locatie hetzelfde proces kan uitvoeren.

Kostenbesparing

Een belangrijk voordeel hiervan is de kostenbesparing. Een postzegel is al snel 99 eurocent, voor het verzenden van een aangetekende brief betaal je minimaal 8,80 euro. Dat is heel wat meer dan de circa 80 eurocent die je voor een digitale aangetekende zending betaalt. Dan hebben we het nog niet gehad over de duurzaamheid en besparing op de indirecte en verborgen kosten. Er komt geen ‘echte’ postbode meer aan het proces te pas.

Geen omkijken

De digitale postbode gaat net een stapje verder dan de ‘echte’ postbode die vaak tevergeefs bij een geadresseerde voor de deur staat met een aangetekend poststuk. Je moet dan maar hopen dat de geadresseerde het poststuk ophaalt bij het afhaalpunt. De digitale postbode doet het net even iets anders, waardoor je er geen omkijken meer naar hebt. Je stelt gewoon in hoe vaak je binnen een bepaalde termijn een herinnering wilt versturen en de rest gaat vanzelf. Bovendien is de inhoud van je bericht digitaal verzegeld met de fingerprintingtechniek. Zo ontstaat er nooit discussie over wat er nu werkelijk in de envelop heeft gezeten.

Parallel proces in de overstap van papier naar duurzaam digitaal

Een veelgehoord argument om niet digitaal te versturen – of dit nu om aangetekende post gaat of ‘gewone’ post – is dat bepaalde doelgroepen er nog niet klaar voor zijn. Dat is inderdaad wat wij ook vaak zien aan het begin van een transitie en is volkomen begrijpelijk. In dat geval kun je er natuurlijk voor kiezen om de processen naast elkaar te laten bestaan. Vraag mensen of ze bepaalde correspondentie per mail willen ontvangen of per post. Denk niet vanuit jezelf, maar vanuit klanten, patiënten, bewoners of inwoners. Je zult je verbazen hoe groot het deel is dat liever digitale post ontvangt, en dat deel wordt alleen maar groter. Hierdoor worden jouw processen steeds gemakkelijker en krijg je er steeds meer grip op. En als klap op de vuurpijl draag je ook nog eens bij aan een duurzamere samenleving!

Wil je eens verder sparren? Laat het me weten!

Wouter Vrielink

Vacature
Marketeer B2B – Vacature

Binnen Aangetekend zijn wij op zoek naar een allround marketeer die niet alleen de beste…

Lees verder
'We hopen dat ze nóg 10 jaar voor reuring blijven zorgen'
‘We hopen dat ze nóg 10 jaar voor reuring blijven zorgen’

BIT is een zakelijke internetserviceprovider, gespecialiseerd in virtualisatie, colocatie, internetverbindingen, managed hosting en outsourcing. BIT…

Lees verder
Partner A

Detail informatie over deze partner Partner

Lees verder
Aangetekend B.V. viert kristallen jubileum
Aangetekend B.V. viert kristallen jubileum

Tien jaar geleden begonnen Philip Voogt en Wouter van den Brink met een totaal nieuwe…

Lees verder
David Efde
Gebruikerservaring Aangetekend Mailen naar een nog hoger niveau

Aangetekend Mailen wordt inmiddels alweer bijna tien jaar door uiteenlopende klanten ingezet. Omdat er altijd…

Lees verder
Consumentenpost krijgt een digitale concurrent
Aangetekend Mailen kan PostNL miljoenen kosten

De digitale postbode bezorgt niet alleen voor bedrijven, maar ook voor consumenten en eenpitters. Daarom…

Lees verder
Aangetekend betrouwbaar
Vacature New Business Developer

Als New Business Developer zal jij een belangrijke rol spelen in onze missie om de…

Lees verder
Maak kennis met… Ronald Boer, onze Customer Success Manager en Product Owner
Maak kennis met… Ronald Boer, onze Customer Success Manager en Product Owner

Ronald Boer is Customer Success Manager en Product Owner bij Aangetekend Mailen. In deze dubbelrol…

Lees verder
Vacature: Customer Success Manager

Als Customer Success Manager zal jij een belangrijke rol spelen in onze missie om de…

Lees verder
Fintech en legaltech. Zo sluiten twee werelden naadloos op elkaar aan.
Fintech en legaltech. Zo sluiten twee werelden naadloos op elkaar aan.

In deze blog spreekt Philip Voogt, mede-oprichter van Aangetekend B.V., met Benjamin Alkemade, salesdirector bij…

Lees verder
Aangetekende e-mail goes Wikipedia!
Aangetekende e-mail goes Wikipedia!

Eindelijk wordt de aangetekende elektronische zending - aangetekende e-mail - op Wikipedia in een adem…

Lees verder
Hoe een heftig jaar toch lichtpuntjes met zich mee kan brengen
Hoe een heftig jaar toch lichtpuntjes met zich mee kan brengen

Op 1 januari keek 2020 ons net zo veelbelovend aan als alle andere nieuwe jaren.…

Lees verder
‘Ik ben erg gecharmeerd van slimme oplossingen die simpel in gebruik zijn’

Harry Heijes is IT-directeur KPN Zakelijke markt. Een gedreven manager met een innovatieve blik en…

Lees verder
Werken op afstand? Geen probleem met het postbedrijf van de toekomst
Werken op afstand? Geen probleem met het postbedrijf van de toekomst

Met een klein intermezzo deze zomer is thuiswerken al sinds maart de standaard voor wie…

Lees verder
Multi-Post en Aangetekend Mailen

Als ‘Digitale Postbode’ gaan wij graag verder dan enkel het “Beveiligd en Rechtsgeldig’ overbrengen van emails en…

Lees verder
‘Hun mate van compliance en certificering is ongeëvenaard’

Mail to Pay is een softwarebedrijf, dat gespecialiseerd is in het maken van debiteurenbeheersoftware. Met…

Lees verder

Direct contact
+31 (0)346 58 17 31

Meer weten?

    Ook zij gebruiken Aangetekend Mailen

    Back To Top
    ×Close search
    Zoeken