Met Aangetekend Mailen kun je documenten beveiligd en rechtsgeldig verzenden. Je hoeft niet naar een PostNL-punt, je hoeft niets te printen, en het is nog goedkoop ook. Waarom zou je er eigenlijk überhaupt nog voor kiezen om post fysiek te versturen? Ook als je poststuk niet per se aangetekend verstuurd moet worden, brengt Aangetekend Mailen heel wat voordelen met zich mee. In deze blog delen we er vijf.
1 Kortere doorlooptijd
Omdat er veel minder tijd zit tussen actie en reactie, verloopt het proces veel sneller. PostNL bezorgt je fysieke brieven binnen Nederland binnen 24 uur, maar doet dat alleen van dinsdag tot en met zaterdag. Als het om aangetekende poststukken gaat, moet je minimaal vijf en soms wel veertien dagen wachten voor je weet of iets is aangekomen of niet. Door voor Aangetekend Mailen te kiezen, heb je direct resultaat.
2 Kostenreductie
Een ander bijkomend voordeel van Aangetekend Mailen is de kostenbesparing. Het versturen van brieven tussen de 20 en 50 gram gaat in 2022 1,92 euro kosten; voor het verzenden van een aangetekende brief moet tussen de 9,05 en 14,90 euro worden betaald. Dat is heel wat meer dan de circa 80 eurocent die een digitale aangetekende zending kost. Dan hebben we het nog niet gehad over de duurzaamheid en besparing op de indirecte en verborgen kosten. Er komt geen ‘echte’ postbode meer aan het proces te pas. Je bent als het ware je eigen digitale postbode. Dan hebben we het nog niet eens gehad over de explosieve prijsstijging van papier. Alle Europese leveranciers hebben prijsverhogingen aangekondigd of zelfs al doorgevoerd.
3 Digitale handtekening
De Digitale Handtekening is een extra optie als je gebruik maakt van Aangetekend Mailen. En dan hebben we het niet over de onleesbare krabbel die met een muis moet zetten. Onze digitale handtekening komt ‘over’ het document, wat betekent dat het echtheidskenmerk wordt getekend zodat er achteraf geen discussie kan ontstaan over de inhoud van het getekende document. Met onze digitale handtekening voldoen wij aan het tweede niveau van betrouwbaarheid: de geavanceerde elektronische handtekening. Dit is te vergelijken met de zogenaamde ‘natte krabbel’ en voldoet in 99 procent van de gevallen, zoals bijvoorbeeld bij arbeidsovereenkomsten, lease- en huurovereenkomsten.
4 Beveiligd versturen
Met de inzet van Aangetekend Mailen zorg je ervoor dat alle informatie – vertrouwelijk of misschien wat minder vertrouwelijk – beveiligd wordt verzonden. Alle gegevens worden beschermd tegen het risico van verlies, diefstal, beschadiging of misbruik en oneigenlijk gebruik. Zo voldoe je met het gemak van een e-mail toch aan de eisen van de AVG/GDPR. Als EU eIDAS gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener voldoen we zelfs aan de hoogste standaard binnen Europa als het gaat om de bescherming van digitale gegevens.
5 Koppeling met automatische Incasso
Aangetekend Mailen wordt veel gebruikt bij het ondertekenen van contracten. De digitale handtekening is dus al geregeld, maar het is natuurlijk ook heel logisch om direct na het ondertekenen het proces van de automatische incasso in gang te zetten. Om dat rechtsgeldig te laten verlopen hebben wij voor de techniek van Twikey gekozen. Door de ondertekenaar of de persoon die binnen een organisatie verantwoordelijk is te vragen een automatische incasso af te geven, wordt het onboardingproces én het hele order-to-cashproces geautomatiseerd.
Ruim 85 procent ‘gewone’ mail
Dankzij de eenvoud, wordt Aangetekend Mailen ook steeds vaker gebruikt voor ‘gewone’ mail. Uit onderzoek blijkt dat meer dan 85 procent van de Aangetekende Mails voorheen geen aangetekende poststukken waren.
Meer weten?
Benieuwd hoe Aangetekend Mailen een rol in jouw organisatie kan spelen? Geïnteresseerd in een samenwerking? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee.
