Veilige communicatie wordt onderdeel van uw eigen proces

Met een API-integratie van Aangetekend

Organisaties werken steeds vaker vanuit gespecialiseerde software. Medewerkers behandelen zaken in een zaaksysteem, beheren klantrelaties in een CRM, verwerken overeenkomsten in een HR-platform of bieden hun dienstverlening aan vanuit een eigen klantportaal.

Zodra vanuit die omgeving vertrouwelijke, formele of juridisch relevante communicatie moet worden verzonden, ontstaat vaak een onderbreking in het proces. Een medewerker moet overstappen naar een andere applicatie, gegevens handmatig overnemen of achteraf controleren of een bericht is aangekomen.

Met een API-integratie van Aangetekend blijft de volledige communicatiestroom onderdeel van uw eigen werkomgeving.

Uw applicatie bepaalt:

• wie de ontvanger is;
• welk bericht of document wordt verzonden;
• welke communicatiestroom nodig is;
• welke vervolgstappen in uw proces worden uitgevoerd.

Aangetekend verzorgt vervolgens de veilige verwerking, aflevering en terugkoppeling van relevante gebeurtenissen.

Daardoor kunnen medewerkers blijven werken vanuit de omgeving die zij al kennen en kan uw eigen systeem automatisch reageren op statussen en gebeurtenissen.

Meer dan een verzend-API

Een eenvoudige verzend-API geeft een bericht door van systeem A naar systeem B.

Bij vertrouwelijke of formele communicatie is dat niet voldoende.

Organisaties moeten ook kunnen vaststellen wat er tijdens de communicatiestroom is gebeurd. Bijvoorbeeld of het bericht technisch is verwerkt, welke status is bereikt, welke interactie heeft plaatsgevonden en welke informatie moet worden opgenomen in het eigen dossier.

Daarom is de API van Aangetekend onderdeel van een bredere communicatie- en vertrouwensinfrastructuur.

Afhankelijk van de gekozen dienst ondersteunt het platform onder meer:

• veilige verwerking van berichten en documenten;
• gecontroleerde aflevering;
• status- en eventregistratie;
• digitale ondertekening;
• audittrail en bewijsvoering;
• terugkoppeling naar het bronsysteem;
• ondersteuning van verschillende betrouwbaarheidsniveaus.

Uw software stuurt het proces aan. Aangetekend verzorgt de communicatiestroom en levert de relevante informatie terug aan uw applicatie.

Zo werkt een API-integratie

1. Uw applicatie start de communicatiestroom

Uw systeem levert de benodigde gegevens, ontvangerinformatie, documenten en gekozen flow via de API aan.

Dat kan bijvoorbeeld gebeuren vanuit een CRM, zaaksysteem, HR-platform, financiële applicatie of eigen SaaS-oplossing.

2. Aangetekend verwerkt de aanvraag

Het Secure Communication Platform controleert en verwerkt de aanvraag en voert de gekozen communicatiestroom uit.

De precieze stappen zijn afhankelijk van de geselecteerde flow. Een beveiligd bericht kent bijvoorbeeld een ander proces dan een aangetekende verzending met digitale ondertekening.

3. De ontvanger handelt het bericht af

De ontvanger leest het bericht, downloadt documenten, ondertekent een overeenkomst of rondt een andere gevraagde handeling af.

4. Uw applicatie ontvangt statusinformatie

Statuswijzigingen en gebeurtenissen kunnen worden teruggekoppeld, zodat uw eigen systeem automatisch wordt bijgewerkt.

Daarmee kan bijvoorbeeld:

een dossierstatus worden aangepast;

een vervolgactie worden gestart;

een medewerker worden geïnformeerd;

een bewijsstuk worden opgeslagen;

een herinnering of escalatie worden geactiveerd.

Voor softwareleveranciers en platformen

Softwareleveranciers willen hun klanten steeds vaker veilige communicatie aanbieden zonder daarvoor zelf een volledige vertrouwensinfrastructuur te hoeven ontwikkelen en onderhouden.

Via de API van Aangetekend kan de communicatiestroom onderdeel worden van uw eigen oplossing en gebruikerservaring.

Dat is relevant voor onder andere:

• branchegerichte SaaS-platformen;
• HR- en salarissoftware;
• juridische software;
• incasso- en financiële applicaties;
• zorg- en cliëntportalen;
• zaaksystemen en documentmanagementsystemen;
• CRM- en ERP-oplossingen;
• klantcontact- en workflowplatformen.

Uw gebruikers blijven werken binnen uw software. De diensten van Aangetekend functioneren op de achtergrond als geïntegreerde communicatie- en vertrouwenslaag.

Afhankelijk van het samenwerkingsmodel kan de functionaliteit beschikbaar worden gemaakt als geïntegreerde dienst, als onderdeel van een klantimplementatie of als structurele koppeling binnen een softwareplatform.

Voor organisaties met een eigen applicatielandschap

De API is niet alleen bedoeld voor softwareleveranciers.

Ook organisaties met een eigen IT-landschap kunnen Aangetekend rechtstreeks integreren in hun processen. Denk bijvoorbeeld aan:

Overheden en uitvoeringsorganisaties

Voor het verbinden van veilige communicatie met zaaksystemen, portalen en documentprocessen.

Financiële dienstverleners

Voor geïntegreerde verzending, ondertekening, machtigingen en aantoonbare klantcommunicatie.

Juridische organisaties

Voor formele communicatie, ondertekening en het vastleggen van relevante gebeurtenissen in het dossier.

Werkgevers en HR-organisaties

Voor arbeidsdocumenten, overeenkomsten en vertrouwelijke communicatie vanuit het HR-proces.

Zorg- en maatschappelijke organisaties

Voor de veilige uitwisseling van privacygevoelige berichten en documenten vanuit de eigen applicatie.

Grootzakelijke organisaties

Voor het automatiseren van communicatie vanuit CRM-, ERP-, incasso- en klantprocessen.

Aansluiten op vertrouwensnetwerken

Digitale communicatie vindt steeds minder plaats via één universeel kanaal.

Naast e-mail ontstaan gespecialiseerde infrastructuren en vertrouwensnetwerken voor specifieke processen. Denk aan gekwalificeerde elektronische bezorging, digitale wallets en sectorale omgevingen zoals het Aansluitpunt Rechtspraak.

Voor organisaties betekent dit dat hun software in toenemende mate moet kunnen communiceren met verschillende afleverkanalen, betrouwbaarheidsniveaus en externe infrastructuren.

Aangetekend ontwikkelt zich daarom als verbindende laag tussen:

• de applicatie van de verzendende organisatie;
• de gewenste communicatiedienst;
• de relevante vertrouwensinfrastructuur;
• de ontvanger;
• en het dossier waarin de uitkomst moet worden vastgelegd.

De API speelt daarin een centrale rol. Zij maakt het mogelijk om communicatie vanuit het eigen proces aan te sturen en relevante statussen terug te ontvangen.

Niet ieder vertrouwensnetwerk gebruikt daarbij noodzakelijk exact dezelfde technische route. De onderliggende aansluiting kan per netwerk verschillen. Voor de klant blijft het uitgangspunt echter hetzelfde: communiceren vanuit de eigen vertrouwde werkomgeving, met Aangetekend als veilige integratie- en afleverlaag.

Eén integratie die kan meegroeien met uw processen

Veel organisaties beginnen met één concrete toepassing.

Bijvoorbeeld het automatisch versturen van aangetekende berichten vanuit een zaaksysteem. Later ontstaat behoefte aan beveiligde communicatie, digitale ondertekening of een gecombineerde flow.

Wanneer deze functionaliteiten vanuit hetzelfde platform worden aangeboden, hoeft niet voor ieder nieuw proces opnieuw een volledig afzonderlijke infrastructuur te worden geselecteerd en geïmplementeerd.

De API maakt het mogelijk om stapsgewijs uit te breiden.

U kunt beginnen met de communicatiestroom die vandaag nodig is en de integratie later verder ontwikkelen wanneer processen of regelgeving veranderen.

Daarmee wordt de aansluiting geen eenmalige productkoppeling, maar een basis voor bredere veilige digitale communicatie.

Veiligheid en vertrouwen als fundament

Een API-integratie raakt vaak de kern van een bedrijfsproces. Daarom zijn beschikbaarheid, beveiliging, gegevensbescherming en controleerbaarheid geen aanvullende functies, maar randvoorwaarden.

De API maakt gebruik van dezelfde beveiligde infrastructuur en processen als de diensten binnen het Secure Communication Platform van Aangetekend.

Afhankelijk van de gekozen dienst en inrichting ondersteunt het platform organisaties onder meer bij:

• beveiligde verwerking van berichten en documenten;
• versleutelde gegevensoverdracht;
• gecontroleerde toegang;
• logging van relevante gebeurtenissen;
• aantoonbare aflevering;
• audittrail en bewijsvoering;
• naleving van toepasselijke beveiligings- en privacyverplichtingen.

Voor gekwalificeerde elektronische aangetekende bezorging kan gebruik worden gemaakt van Aangetekend Mailen Plus/qERDS. De qERDS-flow wordt expliciet als ondersteunde flow in de API-documentatie genoemd.

Van technische koppeling naar werkend communicatieproces

Een succesvolle integratie begint niet bij een endpoint.

Eerst moet duidelijk zijn:

• welke communicatiestroom nodig is;
• welke gegevens de bronapplicatie aanlevert;
• welke handelingen van de ontvanger worden verwacht;
• welke statussen relevant zijn voor het eigen proces;
• welke gebeurtenissen een vervolgactie moeten activeren;
• welke informatie in het dossier moet worden opgeslagen;
• en welke eisen gelden voor beveiliging, bewijs en bewaartermijnen.

Aangetekend kan ondersteunen bij het vertalen van deze procesvereisten naar een passende technische inrichting.

Daarbij kijken we niet alleen naar de API-call zelf, maar naar de volledige keten: van het starten van de communicatie tot de terugkoppeling en verwerking van het resultaat.

Maak veilige communicatie onderdeel van uw eigen software

Verbind uw applicatie met het Secure Communication Platform van Aangetekend en organiseer verzending, ondertekening, terugkoppeling en bewijsvoering vanuit één geïntegreerd proces.

Of u nu één communicatiestroom wilt automatiseren of een structurele integratie voor uw softwareplatform zoekt: samen bepalen we welke aansluiting past bij uw toepassing en architectuur.