Communicatie vanuit het systeem waar het proces plaatsvindt

Met een API-integratie van Aangetekend

Organisaties werken steeds vaker vanuit gespecialiseerde software. Medewerkers behandelen Bij veel organisaties begint een communicatieproces in een CRM, zaaksysteem, HR-platform of eigen klantportaal. Zonder koppeling moet een medewerker gegevens overnemen, een andere omgeving openen en later handmatig controleren wat er met het bericht is gebeurd.

Met de API blijft dat proces in de bronapplicatie.

Het systeem levert de ontvangergegevens, het bericht, de documenten en de gewenste flow aan. Na verwerking ontvangt het systeem statussen en gebeurtenissen terug. Daarmee kan het bijvoorbeeld automatisch een dossier bijwerken, een vervolgstap starten of een bewijsstuk opslaan.

De API is daarmee geen los verzendkanaal, maar de verbinding tussen uw bedrijfsproces en de diensten van Aangetekend.

Zo werkt de integratie

1. Uw applicatie start de flow

De bronapplicatie levert de benodigde gegevens en documenten aan en geeft aan welke communicatiestroom moet worden uitgevoerd.

2. Aangetekend verwerkt de aanvraag

Het platform controleert de aanvraag en voert de gekozen flow uit. De stappen verschillen per dienst. Een beveiligd bericht kent bijvoorbeeld een andere afhandeling dan een aangetekende verzending met ondertekening.

3. De ontvanger handelt het bericht af

Afhankelijk van de flow leest of downloadt de ontvanger het bericht, ondertekent een document of geeft een machtiging af.

4. Uw systeem verwerkt de uitkomst

Statussen en gebeurtenissen worden teruggekoppeld. Uw software kan vervolgens het dossier bijwerken, een vervolgactie starten, een medewerker informeren of een bewijsstuk archiveren.

Voor softwareleveranciers en organisaties

De API kan worden gebruikt door softwareleveranciers die functionaliteit aan hun platform willen toevoegen, maar ook door organisaties die hun eigen applicatielandschap willen koppelen.

Denk onder meer aan:

• zaaksystemen en documentmanagementsystemen;
• juridische en financiële software;
• HR- en salarisplatformen;
• CRM- en ERP-oplossingen;
• klantportalen en workflowsoftware;
• branchegerichte SaaS-platformen.

Voor een softwareleverancier kan de functionaliteit onderdeel worden van de eigen oplossing en gebruikerservaring. Voor een organisatie kan de koppeling een bestaand intern proces automatiseren.

In beide gevallen blijft het uitgangspunt hetzelfde: de gebruiker werkt in de eigen software, terwijl Aangetekend de gekozen communicatiestroom op de achtergrond uitvoert.

Aansluiten op vertrouwensnetwerken

Digitale communicatie vindt steeds minder plaats via één universeel kanaal.

Naast e-mail ontstaan gespecialiseerde infrastructuren en vertrouwensnetwerken voor specifieke processen. Denk aan gekwalificeerde elektronische bezorging, digitale wallets en sectorale omgevingen zoals het Aansluitpunt Rechtspraak.

Voor organisaties betekent dit dat hun software in toenemende mate moet kunnen communiceren met verschillende afleverkanalen, betrouwbaarheidsniveaus en externe infrastructuren.

Aangetekend ontwikkelt zich daarom als verbindende vertrouwenslaag waarin de API een centrale rol speelt. Zij maakt het mogelijk om communicatie vanuit het eigen proces aan te sturen en relevante statussen terug te ontvangen.

Niet ieder vertrouwensnetwerk gebruikt daarbij noodzakelijk exact dezelfde technische route. De onderliggende aansluiting kan per netwerk verschillen. Voor de klant blijft het uitgangspunt echter hetzelfde: communiceren vanuit de eigen vertrouwde werkomgeving, met Aangetekend als veilige integratie- en afleverlaag.

Beveiliging en controleerbaarheid

De API maakt gebruik van de infrastructuur en processen waarmee Aangetekend zijn communicatiediensten uitvoert.

Afhankelijk van de gekozen dienst en inrichting gaat het onder meer om:

• beveiligde verwerking en overdracht van gegevens;
• toegangsbeveiliging;
• registratie van statussen en gebeurtenissen;
• audittrail en bewijsvoering;
• aantoonbare aflevering;
• ondersteuning van verschillende betrouwbaarheidsniveaus.

Voor gekwalificeerde elektronische aangetekende bezorging kan de qERDS-flow worden gebruikt welke in de documentatie wordt beschreven.

Van eerste flow naar bredere integratie

Een integratie hoeft niet direct alle diensten te omvatten. Veel organisaties beginnen met één concreet proces, bijvoorbeeld aangetekende verzending vanuit een zaaksysteem of digitale ondertekening vanuit een HR-platform.

Vanuit dezelfde technische basis kunnen later andere flows worden toegevoegd. Zo kan de koppeling meegroeien met het proces, zonder dat voor iedere nieuwe toepassing opnieuw een volledig afzonderlijke infrastructuur nodig is.

Implementatie begint bij het proces

Voordat een koppeling wordt gebouwd, moet duidelijk zijn:

• welke communicatie moet worden gestart;
• welke gegevens en documenten beschikbaar zijn;
• wat van de ontvanger wordt verwacht;
• welke statussen relevant zijn;
• welke gebeurtenis een vervolgactie activeert;
• wat in het dossier moet worden opgeslagen.

Aangetekend kan ondersteunen bij het vertalen van deze functionele eisen naar een passende flow en technische inrichting. Daarbij kijken we naar de hele keten: van de aanvraag vanuit het bronsysteem tot de verwerking van de uitkomst.

Maak veilige communicatie onderdeel van uw eigen software

Wilt u één proces automatiseren of veilige communicatie structureel opnemen in uw softwareplatform? Samen bepalen we welke flow, inrichting en aansluiting bij uw toepassing passen.