Aangetekend Mailen, Beveiligd Mailen
Wanneer één bericht juridische gevolgen heeft
Iedere gemeente verstuurt dagelijks berichten met juridische gevolgen. Dan is één vraag cruciaal:
Is aantoonbaar dat dit bericht veilig is verzonden én ontvangen?
Zonder dat bewijs kunnen bezwaarprocedures, vertragingen en juridische discussies ontstaan. Met Aangetekend Mailen verzendt u belangrijke berichten digitaal, veilig en met aantoonbaar bewijs van verzending en ontvangst.
Soevereine digitale communicatie
voor de moderne gemeente
Introductie
Kritische communicatie vraagt meer dan gewone e-mail
Een aanmaning moet aantoonbaar aankomen. Een dossier uit het sociaal domein moet vertrouwelijk blijven. Een overeenkomst moet rechtsgeldig worden ondertekend. Een omvangrijk vergunningendossier moet veilig kunnen worden gedeeld.
Toch gebruiken veel gemeenten hiervoor een combinatie van gewone e-mail, fysieke post, afzonderlijke portalen en verschillende losse tools. Iedere oplossing heeft een eigen inlog, eigen werkwijze en eigen opslaglocatie. Dat maakt communicatie moeilijker te beheren, terug te vinden en te verantwoorden.
Aangetekend brengt deze berichtenstromen samen. Medewerkers blijven werken vanuit de omgeving die zij kennen, terwijl veiligheid, bewijs en controle onderdeel worden van het verzendproces.
Veilig
Bescherm gevoelige overheidscommunicatie met Beveiligd Mailen om cyberaanvallen en datalekken te voorkomen.
Gecertificeerd
Vertrouw gevoelige data toe waarbij de veiligheid, integriteit en beschikbaarheid essentieel zijn. Informatiebeveiliging zit in ons DNA en dat tonen we aan met certificeringen en accreditaties.
Rechtsgeldig
Verstuur privacygevoelige informatie conform AVG- en archiefwetgeving, zodat je juridisch sterk staat.
Versnipperde communicatie
Afdelingen gebruiken verschillende kanalen voor e-mail, bestanden, ondertekening en formele verzending. Daardoor ontbreekt centraal overzicht en wordt dossiervorming onnodig ingewikkeld.
Onvoldoende bewijslast
Bij een besluit, bezwaar, aanmaning of handhavingsprocedure is “het bericht is verzonden” niet altijd genoeg. U wilt aantoonbaar kunnen vaststellen wat er is gebeurd en wanneer.
Onzekerheid over data
Gemeenten moeten weten waar gegevens worden verwerkt, welke partijen toegang kunnen hebben en onder welke jurisdictie de dienstverlening valt.
Aantoonbaarheid bij audits
Passende beveiligingsmaatregelen nemen is één ding. Bij audits, incidenten of juridische discussies moet u ook kunnen laten zien dat deze maatregelen daadwerkelijk zijn toegepast.
Afdelingen en processen
Concrete toepassingen binnen uw gemeente
U hoeft niet alles in één keer in te voeren. Begin met de afdeling of berichtenstroom waar het risico of de administratieve belasting het grootst is en breid van daaruit verder uit.
Lees de volledige juridische en praktische uitleg in de kennisgids of plan een demo met een van onze specialisten.
Suitepositionering
Eén suite voor alle kritische gemeentelijke communicatie
Niet ieder gemeentelijk bericht vraagt om dezelfde bescherming. Daarom omvat Aangetekend verschillende vertrouwensdiensten die samen één geïntegreerde suite vormen.
Aangetekend Mailen
Voor besluiten, beschikkingen, aanmaningen, bezwaren en andere communicatie waarbij bewijs van verzending en ontvangst essentieel is.
U ontvangt aantoonbare gegevens over het verzend- en afleverproces en de integriteit van het bericht. Daardoor beschikt u over bewijs wanneer ontvangst, inhoud of timing ter discussie wordt gesteld.
Toepassingen: belastingen, VTH, juridische zaken, invordering en bezwaarprocedures.
Beveiligd Mailen
Voor privacygevoelige informatie die niet via gewone e-mail mag worden gedeeld.
Berichten en bijlagen worden beveiligd verzonden, terwijl medewerkers vanuit hun vertrouwde mailomgeving blijven werken. Beleidsregels en Microsoft 365-functionaliteiten kunnen ondersteunen bij het automatisch herkennen en beveiligen van gevoelige inhoud.
Toepassingen: sociaal domein, zorg, HR, burgerzaken en samenwerking met ketenpartners.
Digitaal Ondertekenen
Voor contracten, overeenkomsten, verklaringen en formele documenten die digitaal moeten worden ondertekend.
Afhankelijk van het proces kiest u het passende niveau van ondertekening en identiteitsverificatie. De volledige ondertekenroute wordt vastgelegd zonder printen, scannen of afzonderlijke Amerikaanse ondertekendiensten.
Toepassingen: HR, inkoop, juridische zaken, vergunningen en samenwerkingsovereenkomsten.
Grote Bestanden
Voor omvangrijke of gevoelige dossiers die niet als gewone e-mailbijlage kunnen worden verstuurd.
Medewerkers delen bestanden veilig vanuit dezelfde werkomgeving, zonder gebruik te maken van losse publieke bestandsoverdrachtdiensten.
Toepassingen: bouwtekeningen, Woo-dossiers, datasets, audiovisueel materiaal en omvangrijke zaakdossiers.
Vier diensten. Eén werkwijze. Eén leverancier. Eén aantoonbare vertrouwenslaag.
Gekwalificeerd vertrouwen. Onafhankelijk getoetst
Gemeenten verwerken dagelijks privacygevoelige, bestuurlijk en juridisch relevante informatie. Dan wilt u kunnen vertrouwen op een leverancier die niet alleen zegt dat beveiliging op orde is, maar dit ook onafhankelijk kan aantonen.
Aangetekend is een Nederlandse Qualified Trust Service Provider (qTSP) onder de Europese eIDAS-verordening. Onze dienstverlening wordt periodiek onafhankelijk geaudit en staat onder toezicht van de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI).
Dat betekent dat u kiest voor een leverancier die aantoonbaar voldoet aan de hoogste Europese eisen voor digitale vertrouwensdiensten.
Waarom dit voor uw gemeente belangrijk is
✔ Europese erkenning van vertrouwensdiensten; (qTSP)
✔ ISO 27001-gecertificeerde informatiebeveiliging;
✔ Nederlandse infrastructuur en ondersteuning;
✔ bewijs dat kan worden opgenomen in leveranciers- en risicobeoordelingen;
✔ een platform dat meegroeit met Europese ontwikkelingen rond digitale identiteit en wallets.
Meer weten?
Wilt u weten welke certificeringen, audits en onafhankelijke kwalificaties hieraan ten grondslag liggen? Bekijk dan onze certificeringenpagina.
→ Bekijk onze certificeringen
https://www.aangetekendmailen.nl/certificeringen
Datasoevereiniteit
Controle over gemeentelijke gegevens
Datasoevereiniteit gaat niet alleen over de fysieke locatie van een server. Het gaat ook om eigendom, beheer, toegang, onderaannemers en de wetgeving waaronder een dienstverlener valt.
Aangetekend is een Nederlandse organisatie en beheert zijn infrastructuur in Nederland. Daarmee houdt uw gemeente grip op:
- waar gegevens worden verwerkt;
- wie de infrastructuur beheert;
- welke partijen toegang hebben;
- onder welke wetgeving de dienstverlening valt;
- hoe beveiliging en continuïteit worden getoetst.
Waarom dit voor gemeenten relevant is
Gemeenten verwerken persoonsgegevens, bestuurlijke informatie en soms zeer gevoelige dossiers. Daarbij past een leverancier die niet alleen zegt dat gegevens veilig zijn, maar dit ook kan onderbouwen met certificeringen, audits en Europese kwalificaties.
Implementatie
Begin klein en breid gecontroleerd uit
Aangetekend
Wil je graag meer weten?
Ontdek hoe Aangetekend je kan helpen met veilig mailen en moeiteloze compliance.
Vertrouwen en continuïteit
Aangetekend is erkend als onderdeel van de vitale digitale infrastructuur van Nederland.
We waarborgen continuïteit en datasoevereiniteit — jouw communicatie blijft binnen Europa, vrij van de Cloud Act.
