Aangetekend Mailen, Beveiligd Mailen
Veilig, rechtsgeldig en aantoonbaar communiceren voor gemeenten
Met Aangetekend verstuurd jouw gemeente eenvoudig privacygevoelige informatie in lijn met Europese wetgeving.
Soevereine digitale communicatie
voor de moderne gemeente
Veilig
Bescherm gevoelige overheidscommunicatie met Beveiligd Mailen om cyberaanvallen en datalekken te voorkomen.
Gecertificeerd
Vertrouw gevoelige data toe waarbij de veiligheid, integriteit en beschikbaarheid essentieel zijn. Informatiebeveiliging zit in ons DNA en dat tonen we aan met certificeringen en accreditaties.
Rechtsgeldig
Verstuur privacygevoelige informatie conform AVG- en archiefwetgeving, zodat je juridisch sterk staat.
Introductie
Kritische communicatie vraagt meer dan gewone e-mail
Een aanmaning moet aantoonbaar aankomen. Een dossier uit het sociaal domein moet vertrouwelijk blijven. Een overeenkomst moet rechtsgeldig worden ondertekend. Een omvangrijk vergunningendossier moet veilig kunnen worden gedeeld.
Toch gebruiken veel gemeenten hiervoor een combinatie van gewone e-mail, fysieke post, afzonderlijke portalen en verschillende losse tools. Iedere oplossing heeft een eigen inlog, eigen werkwijze en eigen opslaglocatie. Dat maakt communicatie moeilijker te beheren, terug te vinden en te verantwoorden.
Aangetekend brengt deze berichtenstromen samen. Medewerkers blijven werken vanuit de omgeving die zij kennen, terwijl veiligheid, bewijs en controle onderdeel worden van het verzendproces.
Waar loopt uw gemeente tegenaan?
Versnipperde communicatie
Afdelingen gebruiken verschillende kanalen voor e-mail, bestanden, ondertekening en formele verzending. Daardoor ontbreekt centraal overzicht en wordt dossiervorming onnodig ingewikkeld.
Onvoldoende bewijslast
Bij een besluit, bezwaar, aanmaning of handhavingsprocedure is “het bericht is verzonden” niet altijd genoeg. U wilt aantoonbaar kunnen vaststellen wat er is gebeurd en wanneer.
Onzekerheid over data
Gemeenten moeten weten waar gegevens worden verwerkt, welke partijen toegang kunnen hebben en onder welke jurisdictie de dienstverlening valt.
Aantoonbaarheid bij audits
Passende beveiligingsmaatregelen nemen is één ding. Bij audits, incidenten of juridische discussies moet u ook kunnen laten zien dat deze maatregelen daadwerkelijk zijn toegepast.
Suitepositionering
Eén suite voor alle kritische gemeentelijke communicatie
Niet ieder gemeentelijk bericht vraagt om dezelfde bescherming. Daarom omvat Aangetekend verschillende vertrouwensdiensten die samen één geïntegreerde suite vormen.
Aangetekend Mailen
Voor besluiten, beschikkingen, aanmaningen, bezwaren en andere communicatie waarbij bewijs van verzending en ontvangst essentieel is.
U ontvangt aantoonbare gegevens over het verzend- en afleverproces en de integriteit van het bericht. Daardoor beschikt u over bewijs wanneer ontvangst, inhoud of timing ter discussie wordt gesteld.
Toepassingen: belastingen, VTH, juridische zaken, invordering en bezwaarprocedures.
Beveiligd Mailen
Voor privacygevoelige informatie die niet via gewone e-mail mag worden gedeeld.
Berichten en bijlagen worden beveiligd verzonden, terwijl medewerkers vanuit hun vertrouwde mailomgeving blijven werken. Beleidsregels en Microsoft 365-functionaliteiten kunnen ondersteunen bij het automatisch herkennen en beveiligen van gevoelige inhoud.
Toepassingen: sociaal domein, zorg, HR, burgerzaken en samenwerking met ketenpartners.
Digitaal Ondertekenen
Voor contracten, overeenkomsten, verklaringen en formele documenten die digitaal moeten worden ondertekend.
Afhankelijk van het proces kiest u het passende niveau van ondertekening en identiteitsverificatie. De volledige ondertekenroute wordt vastgelegd zonder printen, scannen of afzonderlijke Amerikaanse ondertekendiensten.
Toepassingen: HR, inkoop, juridische zaken, vergunningen en samenwerkingsovereenkomsten.
Grote Bestanden
Voor omvangrijke of gevoelige dossiers die niet als gewone e-mailbijlage kunnen worden verstuurd.
Medewerkers delen bestanden veilig vanuit dezelfde werkomgeving, zonder gebruik te maken van losse publieke bestandsoverdrachtdiensten.
Toepassingen: bouwtekeningen, Woo-dossiers, datasets, audiovisueel materiaal en omvangrijke zaakdossiers.
Vier diensten. Eén werkwijze. Eén leverancier. Eén aantoonbare vertrouwenslaag.
Afdelingen en processen
Concrete toepassingen binnen uw gemeente
| Afdeling of proces | Waar het om gaat | Passende dienst |
| Belastingen en invordering | Aantoonbare aflevering van aanmaningen, besluiten en bezwaren | Aangetekend Mailen |
| Sociaal domein | Veilig delen van dossiers met inwoners en ketenpartners | Beveiligd Mailen |
| Juridische Zaken | Bewijslast bij besluiten, termijnen en overeenkomsten | Aangetekend Mailen en Digitaal Ondertekenen |
| VTH | Formele besluiten, vergunningen en omvangrijke dossiers | Aangetekend Mailen en Grote Bestanden Mailen |
| HR | Veilig delen en ondertekenen van arbeidsovereenkomsten en personeelsstukken | Beveiligd Mailen en Digitaal Ondertekenen |
| Woo en informatiebeheer | Veilig uitwisselen en terugvinden van omvangrijke informatie | Grote Bestanden Mailen en Beveiligd Mailen |
| ICT, CISO en FG | Grip op leveranciers, datastromen, logging en aantoonbaarheid | De volledige suite |
U hoeft niet alles in één keer in te voeren. Begin met de afdeling of berichtenstroom waar het risico of de administratieve belasting het grootst is en breid van daaruit verder uit.
Een aantoonbare bouwsteen voor gemeentelijke compliance
Gemeenten krijgen te maken met steeds strengere eisen aan informatiebeveiliging, privacy, elektronische dienstverlening en informatiebeheer. Aangetekend vervangt geen organisatiebreed complianceprogramma, maar geeft concreet invulling aan veilige, betrouwbare en aantoonbare digitale communicatie.
De suite ondersteunt gemeentelijke processen rondom:
BIO en Cyberbeveiligingswet
Met beveiligde verzending, logging, toegangsbeheersing en aantoonbare processen draagt Aangetekend bij aan de risicogestuurde beveiliging van communicatiestromen.
AVG
Privacygevoelige gegevens worden beschermd tijdens verzending en verwerking. U houdt inzicht in de route die informatie aflegt en voorkomt dat medewerkers uitwijken naar onbeheerde hulpmiddelen.
eIDAS
Als Qualified Trust Service Provider levert Aangetekend Europese vertrouwensdiensten voor aantoonbare elektronische bezorging en digitale ondertekening.
Wmebv en Awb
Betrouwbaar elektronisch bestuurlijk verkeer vraagt om duidelijke ontvangstbevestigingen, notificaties en aantoonbare communicatie in beide richtingen.
Archiefwet en Woo
Goed vastgelegde communicatie en overdraagbaar bewijs ondersteunen dossiervorming, terugvindbaarheid en verantwoording.
Lees de volledige juridische en praktische uitleg in de kennisgids
35.258
tevreden gebruikers
Vertrouw op onze betrouwbare en rechtsgeldige digitale communicatiediensten.
84%
kostenbesparing
Bespaar aanzienlijk met Aangetekend Mailen, Beveiligd Mailen en Digitaal Ondertekenen.
99,9%
uptime
Verzeker continuïteit en
betrouwbaarheid voor alle digitale communicatieprocessen.
Datasoevereiniteit
Controle over gemeentelijke gegevens
Datasoevereiniteit gaat niet alleen over de fysieke locatie van een server. Het gaat ook om eigendom, beheer, toegang, onderaannemers en de wetgeving waaronder een dienstverlener valt.
Aangetekend is een Nederlandse organisatie en beheert zijn infrastructuur in Nederland. Daarmee houdt uw gemeente grip op:
- waar gegevens worden verwerkt;
- wie de infrastructuur beheert;
- welke partijen toegang hebben;
- onder welke wetgeving de dienstverlening valt;
- hoe beveiliging en continuïteit worden getoetst.
Waarom dit voor gemeenten relevant is
Gemeenten verwerken persoonsgegevens, bestuurlijke informatie en soms zeer gevoelige dossiers. Daarbij past een leverancier die niet alleen zegt dat gegevens veilig zijn, maar dit ook kan onderbouwen met certificeringen, audits en Europese kwalificaties.
Implementatie
Begin klein en breid gecontroleerd uit
1. Breng kritische berichtenstromen in kaart
We bekijken welke afdelingen gevoelige of juridisch relevante berichten versturen, welke kanalen worden gebruikt en waar risico’s of inefficiënties ontstaan.
2. Kies een duidelijke eerste toepassing
Start bijvoorbeeld bij belastingen, juridische zaken, VTH of het sociaal domein. Een afgebakende toepassing maakt resultaten snel zichtbaar.
3. Test binnen de bestaande werkwijze
Medewerkers gebruiken de dienst vanuit Microsoft 365, het dashboard of een bestaande bedrijfsapplicatie.
4. Koppel aan zaaksysteem of DMS
Via API’s en integraties kunnen verzending, status en bewijs automatisch in het juiste dossier worden verwerkt.
3. Test binne5. Breid uit naar andere afdelingen
aan zaaksysteem of DMSn de bestaande werkwijze
De technische en organisatorische basis is herbruikbaar voor andere gemeentelijke processen en diensten.
Gekwalificeerd vertrouwen, aantoonbaar getoetst
Aangetekend is een Nederlandse Qualified Trust Service Provider onder de Europese eIDAS-verordening. De dienstverlening wordt periodiek onafhankelijk beoordeeld en staat onder toezicht.
Dit geeft gemeenten meer dan alleen een technische oplossing:
aantoonbare processen en controles;
- Europese erkenning van vertrouwensdiensten;
- ISO 27001-gecertificeerde informatiebeveiliging;
- Nederlandse infrastructuur en ondersteuning;
- bewijs dat kan worden opgenomen in leveranciers- en risicobeoordelingen;
- een platform dat meegroeit met Europese ontwikkelingen rond digitale identiteit en wallets.
Aangetekend
Wil je graag meer weten?
Ontdek hoe Aangetekend je kan helpen met veilig mailen en moeiteloze compliance.
Vertrouwen en continuïteit
Aangetekend is erkend als onderdeel van de vitale digitale infrastructuur van Nederland.
We waarborgen continuïteit en datasoevereiniteit — jouw communicatie blijft binnen Europa, vrij van de Cloud Act.
