Aangetekend Mailen
Microsoft SharePoint en veilige document communicatie
Veilig en aantoonbaar communiceren vanuit Microsoft Sharepoint
Microsoft SharePoint is voor veel organisaties het centrale documentmanagementsysteem. Documenten worden er opgesteld, beheerd en opgeslagen. Zodra een document moet worden verzonden, ondertekend of aantoonbaar afgeleverd, neemt het Secure Communication Platform het communicatieproces over.
Of het nu gaat om een arbeidsovereenkomst, contract, beschikking of vertrouwelijk dossier: u kiest de gewenste communicatiedienst terwijl het document gewoon in SharePoint blijft beheerd.
SharePoint als vertrekpunt van uw communicatie
Documentbeheer en communicatie logisch gescheiden
Binnen veel organisaties ontstaat vrijwel alle zakelijke communicatie vanuit een document.
Een contract wordt opgesteld in Word en opgeslagen in SharePoint, een beschikking wordt vanuit een teamsite gedeeld, een HR-document wordt beheerd binnen Microsoft 365. Pas daarna moet het document worden verzonden. Juist op dat moment voegt Aangetekend waarde toe.
Vanuit SharePoint kiest u eenvoudig de juiste verzendwijze, terwijl het platform zorgt voor:
- veilige aflevering;
- digitaal ondertekenen;
- aangetekend verzenden;
- uitgebreide logging;
- bewijslast.
Zo blijven documentbeheer en communicatie logisch gescheiden, terwijl ze naadloos samenwerken.
Eén document, meerdere communicatiemogelijkheden
Niet ieder document vraagt om dezelfde manier van verzenden. Soms is een beveiligde e-mail voldoende, soms moet een overeenkomst digitaal worden ondertekend en soms wilt u juridisch kunnen aantonen dat een document daadwerkelijk is verzonden en ontvangen.
Vanuit SharePoint kiest u eenvoudig de gewenste communicatiedienst.
Geen extra documentbeheer
Een belangrijk uitgangspunt van de SharePoint-integratie is dat documenten niet hoeven te worden verplaatst naar een aparte applicatie. SharePoint blijft het centrale documentmanagementsysteem.
Het Secure Communication Platform verzorgt uitsluitend de veilige communicatie rondom het document. Daardoor blijven versiebeheer, autorisaties, metadata en bewaartermijnen binnen Microsoft 365 intact.
Samenwerking met Microsoft Purview
Veel organisaties gebruiken Microsoft Purview om documenten automatisch te classificeren.
Wanneer een document bijvoorbeeld wordt voorzien van een Sensitivity Label of onder een Data Loss Prevention-beleid valt, kan het Secure Communication Platform deze classificatie gebruiken om automatisch de juiste communicatiedienst toe te passen.
Zo ontstaat één geautomatiseerde keten. Hiermee wordt de kans op menselijke fouten aanzienlijk kleiner.
Onderdeel van één Secure Communication Platform
Kies voor de integratie die het beste past
De SharePoint-integratie is één van de ingangen naar het Secure Communication Platform.
Afhankelijk van de werkwijze binnen uw organisatie kunt u hetzelfde platform ook gebruiken vanuit:
- Microsoft Outlook
- Webomgeving
- API-integratie
- SMTP Relay
- Microsoft Purview
- CRM- of ERP-systemen
Alle integraties maken gebruik van dezelfde beveiligde infrastructuur, dezelfde logging en dezelfde communicatiediensten.
Meegroeien met Microsoft
Binnen Microsoft 365 vervult iedere applicatie een eigen rol. Outlook is de plek voor e-mail, SharePoint voor documentbeheer en Microsoft Purview voor informatiebeveiliging en classificatie. Het Secure Communication Platform verbindt deze onderdelen met veilige en aantoonbare communicatie, zonder dat gebruikers hun vertrouwde werkomgeving hoeven te verlaten.
Afhankelijk van de situatie werkt u rechtstreeks vanuit Microsoft SharePoint, Classic Outlook, New Outlook, Outlook op het web of met automatisch toegepaste Microsoft Purview-labels. Zo sluit de oplossing aan op de manier waarop uw organisatie al met Microsoft 365 werkt.
-
Moeten documenten worden gekopieerd naar Aangetekend?
Nee. SharePoint blijft het centrale documentmanagementsysteem. Alleen de communicatie verloopt via het Secure Communication Platform.
-
Blijven versies en metadata behouden?
Ja. Versiebeheer, autorisaties en metadata blijven onderdeel van Microsoft SharePoint.
-
Kan ik ook documenten laten ondertekenen?
Ja. Vanuit SharePoint kunnen documenten rechtstreeks worden aangeboden voor digitaal ondertekenen.
-
Werkt dit samen met Microsoft Purview?
Ja. Sensitivity Labels en andere classificaties uit Microsoft Purview kunnen worden gebruikt om automatisch de juiste communicatiedienst toe te passen.
-
Is SharePoint verplicht?
Nee. Het Secure Communication Platform kan ook worden gebruikt vanuit Outlook, uw webomgeving, een API-koppeling of andere bedrijfsapplicaties.
Aangetekend – Secure Communication
Wil je graag meer weten?
Ontdek hoe Aangetekend je kan helpen met Microsoft Sharepoint integratie.
