Aangetekend Mailen, Beveiligd Mailen, Digitaal Ondertekenen, Grote Bestanden Mailen
Rechtsgeldig Ondertekenen volgens eIDAS
Onderteken vergunningen, arbeidsovereenkomsten en andere gemeentelijke documenten veilig en rechtsgeldig. Ontdek hoe Digitaal Ondertekenen processen versnelt en papierwerk vermindert.
Digitaal Ondertekenen voor gemeenten
Onderteken documenten veilig, rechtsgeldig en volledig digitaal
Gemeenten verwerken dagelijks documenten die ondertekend moeten worden. Denk aan arbeidsovereenkomsten, inkoopcontracten, vergunningen, beschikkingen en samenwerkingsovereenkomsten.
Toch worden veel documenten nog geprint, handmatig ondertekend, gescand en opnieuw opgeslagen. Dat kost tijd, zorgt voor vertraging en vergroot de kans op fouten.
Met Digitaal Ondertekenen onderteken je documenten volledig digitaal, veilig en rechtsgeldig volgens de Europese eIDAS-verordening. Medewerkers én ondertekenaars kunnen eenvoudig ondertekenen, waar en wanneer het hen uitkomt.
Plan een vrijblijvende demo
Veilig
Bescherm gevoelige overheidscommunicatie met Beveiligd Mailen om cyberaanvallen en datalekken te voorkomen.
Gecertificeerd
Vertrouw gevoelige data toe waarbij de veiligheid, integriteit en beschikbaarheid essentieel zijn. Informatiebeveiliging zit in ons DNA en dat tonen we aan met certificeringen en accreditaties.
Rechtsgeldig
Verstuur privacygevoelige informatie conform AVG- en archiefwetgeving, zodat je juridisch sterk staat.
Versnipperde communicatie
Afdelingen gebruiken verschillende kanalen voor e-mail, bestanden, ondertekening en formele verzending. Daardoor ontbreekt centraal overzicht en wordt dossiervorming onnodig ingewikkeld.
Onvoldoende bewijslast
Bij een besluit, bezwaar, aanmaning of handhavingsprocedure is “het bericht is verzonden” niet altijd genoeg. U wilt aantoonbaar kunnen vaststellen wat er is gebeurd en wanneer.
Onzekerheid over data
Gemeenten moeten weten waar gegevens worden verwerkt, welke partijen toegang kunnen hebben en onder welke jurisdictie de dienstverlening valt.
Aantoonbaarheid bij audits
Passende beveiligingsmaatregelen nemen is één ding. Bij audits, incidenten of juridische discussies moet u ook kunnen laten zien dat deze maatregelen daadwerkelijk zijn toegepast.
Waarom gemeenten kiezen voor Digitaal Ondertekenen
Digitale dienstverlening stopt niet bij het digitaal versturen van documenten.
Ook het ondertekenproces moet veilig, gebruiksvriendelijk en juridisch betrouwbaar zijn.
Met Digitaal Ondertekenen:
- onderteken je documenten volledig digitaal;
- voldoe je aan de eIDAS-verordening;
- verkort je doorlooptijden;
- voorkom je printen en scannen;
- beschik je over een complete audittrail;
verbeter je de dienstverlening aan inwoners, leveranciers en medewerkers.
Waarom digitaal ondertekenen?
Herken je deze uitdagingen?
GVeel gemeenten herkennen deze situaties.
Ondertekening vertraagt processen
Een overeenkomst ligt dagen of zelfs weken te wachten omdat één handtekening ontbreekt.
Documenten worden nog geprint en gescand
Papieren processen kosten tijd en maken archivering ingewikkelder.
Verschillende afdelingen gebruiken verschillende oplossingen
HR gebruikt een aparte oplossing, Inkoop een andere en Juridische Zaken werkt nog met papier.
Juridische zekerheid is essentieel
Bij overeenkomsten en formele besluiten wil je zeker weten wie heeft ondertekend, wanneer dat is gebeurd en dat het document daarna niet meer is gewijzigd. gere wet- en regelgeving. BIO2 helpt gemeenten om deze risico’s structureel te beheersen.
Eén oplossing voor de hele gemeente
Suitepositionering
Eén suite voor alle kritische gemeentelijke communicatie
Niet ieder gemeentelijk bericht vraagt om dezelfde bescherming. Daarom omvat Aangetekend verschillende vertrouwensdiensten die samen één geïntegreerde suite vormen.
Aangetekend Mailen
Voor besluiten, beschikkingen, aanmaningen, bezwaren en andere communicatie waarbij bewijs van verzending en ontvangst essentieel is.
U ontvangt aantoonbare gegevens over het verzend- en afleverproces en de integriteit van het bericht. Daardoor beschikt u over bewijs wanneer ontvangst, inhoud of timing ter discussie wordt gesteld.
Toepassingen: belastingen, VTH, juridische zaken, invordering en bezwaarprocedures.
Beveiligd Mailen
Voor privacygevoelige informatie die niet via gewone e-mail mag worden gedeeld.
Berichten en bijlagen worden beveiligd verzonden, terwijl medewerkers vanuit hun vertrouwde mailomgeving blijven werken. Beleidsregels en Microsoft 365-functionaliteiten kunnen ondersteunen bij het automatisch herkennen en beveiligen van gevoelige inhoud.
Toepassingen: sociaal domein, zorg, HR, burgerzaken en samenwerking met ketenpartners.
Digitaal Ondertekenen
Voor contracten, overeenkomsten, verklaringen en formele documenten die digitaal moeten worden ondertekend.
Afhankelijk van het proces kiest u het passende niveau van ondertekening en identiteitsverificatie. De volledige ondertekenroute wordt vastgelegd zonder printen, scannen of afzonderlijke Amerikaanse ondertekendiensten.
Toepassingen: HR, inkoop, juridische zaken, vergunningen en samenwerkingsovereenkomsten.
Grote Bestanden
Voor omvangrijke of gevoelige dossiers die niet als gewone e-mailbijlage kunnen worden verstuurd.
Medewerkers delen bestanden veilig vanuit dezelfde werkomgeving, zonder gebruik te maken van losse publieke bestandsoverdrachtdiensten.
Toepassingen: bouwtekeningen, Woo-dossiers, datasets, audiovisueel materiaal en omvangrijke zaakdossiers.
Vier diensten. Eén werkwijze. Eén leverancier. Eén aantoonbare vertrouwenslaag.
Rechtsgeldig ondertekenen volgens eIDAS
Niet iedere digitale handtekening heeft dezelfde juridische waarde.
De eIDAS-verordening onderscheidt verschillende niveaus van elektronische handtekeningen. Afhankelijk van het document en het risico kan de juiste vorm van ondertekenen worden gekozen.
Aangetekend ondersteunt organisaties bij het toepassen van elektronische handtekeningen die aansluiten op de eisen van de Europese eIDAS-verordening. Hierdoor beschik je over een controleerbaar ondertekenproces met betrouwbare identificatie en een volledige audittrail. De kennisgids benadrukt het belang van eIDAS-conforme vertrouwensdiensten voor overheidsorganisaties.
Waarom Aangetekend?
Europese QTSP
- eIDAS-conforme digitale handtekeningen
- Nederlandse datasoevereiniteit
- Integratie met Outlook en Microsoft 365
- API-koppelingen
- Gebruiksvriendelijk
- Complete audittrail
Geschikt voor gemeentelijke processen
Praktijkvoorbeeld
Zo versnellen gemeenten hun ondertekenproces
Een gemeente gebruikt Digitaal Ondertekenen voor arbeidsovereenkomsten en leverancierscontracten.
Waar documenten vroeger meerdere dagen onderweg waren tussen verschillende ondertekenaars, wordt het volledige proces nu digitaal afgehandeld. Dat verkort de doorlooptijd, vermindert administratieve handelingen en zorgt voor een compleet digitaal dossier.
Lees hoe gemeenten dit in de praktijk aanpakken → download de kennisgids
Plan een kennissessie
enieuwd hoe Digitaal Ondertekenen past binnen jouw gemeente?
Tijdens een vrijblijvende demonstratie laten onze specialisten zien hoe je ondertekenprocessen versnelt, papierwerk vermindert en documenten veilig en rechtsgeldig digitaal laat ondertekenen.
Veelgestelde vragen
Is digitaal ondertekenen rechtsgeldig?
Ja. Elektronische handtekeningen kunnen rechtsgeldig zijn. Welke vorm passend is, hangt af van het type document, het gewenste betrouwbaarheidsniveau en de toepasselijke wet- en regelgeving. De eIDAS-verordening vormt hiervoor het Europese kader.
Welke documenten kunnen gemeenten digitaal ondertekenen?
Onder andere arbeidsovereenkomsten, leverancierscontracten, samenwerkingsovereenkomsten, vergunningen en andere documenten waarbij een elektronische handtekening is toegestaan.
Werkt Digitaal Ondertekenen met Microsoft 365?
Ja. De oplossing integreert met Microsoft 365 en kan worden gekoppeld aan bestaande gemeentelijke systemen.
Is een digitale handtekening veilig?
Ja. Bij een eIDAS-conforme oplossing worden de identiteit van de ondertekenaar, het tijdstip van ondertekenen en de integriteit van het document vastgelegd.
Kan Digitaal Ondertekenen worden geïntegreerd met ons zaaksysteem?
Ja. Via API’s en koppelingen kan Digitaal Ondertekenen onderdeel worden van bestaande gemeentelijke werkprocessen.
Aangetekend
Wil je graag meer weten?
Ontdek hoe Aangetekend je kan helpen met veilig mailen en moeiteloze compliance.
Vertrouwen en continuïteit
Aangetekend is erkend als onderdeel van de vitale digitale infrastructuur van Nederland.
We waarborgen continuïteit en datasoevereiniteit — jouw communicatie blijft binnen Europa, vrij van de Cloud Act.
