Veilige Digitale Communicatie en Digitaal Ondertekenen 

Ontdek hoe HR-afdelingen binnen gemeenten arbeidsovereenkomsten, personeelsdossiers en vertrouwelijke HR-documenten veilig digitaal versturen en ondertekenen. 

Download kennisgids

Plan een demo

Veilig

Bescherm gevoelige overheidscommunicatie met Beveiligd Mailen om cyberaanvallen en datalekken te voorkomen.

Gecertificeerd

Vertrouw gevoelige data toe waarbij de veiligheid, integriteit en beschikbaarheid essentieel zijn. Informatiebeveiliging zit in ons DNA en dat tonen we aan met certificeringen en accreditaties.

Rechtsgeldig

Verstuur privacygevoelige informatie conform AVG- en archiefwetgeving, zodat je juridisch sterk staat.

Versnipperde communicatie

Afdelingen gebruiken verschillende kanalen voor e-mail, bestanden, ondertekening en formele verzending. Daardoor ontbreekt centraal overzicht en wordt dossiervorming onnodig ingewikkeld.

Onvoldoende bewijslast

Bij een besluit, bezwaar, aanmaning of handhavingsprocedure is “het bericht is verzonden” niet altijd genoeg. U wilt aantoonbaar kunnen vaststellen wat er is gebeurd en wanneer.

Onzekerheid over data

Gemeenten moeten weten waar gegevens worden verwerkt, welke partijen toegang kunnen hebben en onder welke jurisdictie de dienstverlening valt.

Aantoonbaarheid bij audits

Passende beveiligingsmaatregelen nemen is één ding. Bij audits, incidenten of juridische discussies moet u ook kunnen laten zien dat deze maatregelen daadwerkelijk zijn toegepast.

HR voor gemeenten 

Veilige en efficiënte digitale communicatie voor personeelszaken 

In het kort 

Voor wie? 

HR-managers, HR-adviseurs, recruiters, salarisadministratie, personeelsadministratie en teamleiders. 

Belangrijkste uitdagingen 

• Digitale arbeidsovereenkomsten 

• Personeelsdossiers 

• Privacy 

• AVG-compliance 

• Digitale ondertekening 

• Gebruiksgemak 

Relevante wetgeving 

• AVG 

• eIDAS 

• BIO2 

• Wmebv (voor communicatie met burgers minder relevant, maar wel voor de bredere digitale overheid) 

HR wordt steeds digitaler. Is jouw communicatie daar klaar voor? 

Nieuwe medewerkers tekenen steeds vaker digitaal. 

Personeelsdossiers zijn digitaal beschikbaar. 

Salarisdocumenten worden digitaal verstuurd. 

Functioneringsgesprekken worden digitaal vastgelegd. 

Recruitment verloopt grotendeels online. 

Maar hoe zorg je ervoor dat vertrouwelijke HR-communicatie veilig blijft? 

En hoe voorkom je dat medewerkers gevoelige documenten via onbeveiligde e-mail of publieke bestandsoverdracht versturen? 

De uitdagingen van HR 

Binnen HR draait alles om vertrouwelijkheid. 

Dagelijks worden documenten verwerkt zoals: 

• arbeidsovereenkomsten; 

• contractverlengingen; 

• salarisbrieven; 

• personeelsdossiers; 

• verzuimdossiers; 

• beoordelingsverslagen; 

• sollicitatiedocumenten; 

• beëindigingsovereenkomsten. 

Deze documenten bevatten vrijwel altijd persoonsgegevens en vragen daarom om een zorgvuldige verwerking. 

Veelvoorkomende HR-processen 

HR-medewerkers communiceren dagelijks over: 

• werving en selectie; 

• onboarding; 

• arbeidsovereenkomsten; 

• contractwijzigingen; 

• personeelsmutaties; 

• opleidingen; 

• verzuim; 

• uitdiensttreding. 

Voor ieder proces geldt een andere behoefte aan beveiliging, aantoonbaarheid of digitale ondertekening. 

Waar liggen de grootste uitdagingen? 

Vertrouwelijke persoonsgegevens 

HR verwerkt onder meer: 

• BSN’s; 

• adresgegevens; 

• bankrekeningnummers; 

• salarisgegevens; 

• medische informatie bij verzuim; 

• beoordelingsinformatie. 

Deze gegevens verdienen een passende bescherming. 

Digitaal ondertekenen 

Steeds meer arbeidsovereenkomsten en HR-documenten worden digitaal ondertekend. 

Daarbij is het belangrijk dat de gekozen vorm van elektronische ondertekening aansluit bij het risico en het type document. 

Veilige communicatie 

Personeelsdossiers worden regelmatig gedeeld met leidinggevenden, medewerkers en externe partijen. 

Een veilige communicatiemethode voorkomt dat vertrouwelijke gegevens onbedoeld worden gedeeld. 

Gebruiksgemak 

HR-processen moeten eenvoudig blijven. 

Wanneer oplossingen ingewikkeld zijn, leidt dat tot vertraging of het gebruik van ongewenste alternatieven. 

Relevante wetgeving 

AVG 

De AVG stelt eisen aan de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens van medewerkers en sollicitanten. 

eIDAS 

De eIDAS-verordening biedt het juridische kader voor elektronische handtekeningen en andere digitale vertrouwensdiensten. 

BIO2 

BIO2 helpt gemeenten om passende informatiebeveiligingsmaatregelen te treffen voor processen, waaronder HR-processen. 

Waarom HR-afdelingen kiezen voor Aangetekend 

Gemeenten kiezen voor Aangetekend omdat HR-medewerkers: 

• documenten digitaal kunnen laten ondertekenen; 

• veilig persoonsgegevens kunnen versturen; 

• vanuit Outlook blijven werken; 

• geen aparte portalen hoeven te beheren; 

• minder administratieve handelingen uitvoeren. 

Daardoor ontstaat een efficiënter HR-proces met meer aandacht voor privacy en gebruiksgemak. 

Hoe ondersteunt Aangetekend HR? 

Aangetekend ondersteunt HR-afdelingen bij verschillende onderdelen van het personeelsproces. 

Hierdoor kunnen HR-medewerkers veilig werken vanuit hun vertrouwde Microsoft Outlook-omgeving, zonder extra portalen of complexe processen. 

Veelgestelde vragen 

Is een digitaal ondertekende arbeidsovereenkomst rechtsgeldig? 

In veel gevallen wel. De eIDAS-verordening erkent elektronische handtekeningen. Welke vorm van elektronische handtekening passend is, hangt af van het type document, het gewenste betrouwbaarheidsniveau en de context. 

Hoe verstuur je personeelsdossiers veilig? 

Personeelsdossiers bevatten vertrouwelijke persoonsgegevens. Daarom is het verstandig om deze via een beveiligde communicatiemethode of veilige bestandsoverdracht te delen. 

Is gewone e-mail geschikt voor HR-documenten? 

Voor algemene communicatie kan gewone e-mail passend zijn. Wanneer vertrouwelijke persoonsgegevens of gevoelige documenten worden gedeeld, is aanvullende beveiliging vaak wenselijk. 

Welke persoonsgegevens verwerkt HR? 

HR verwerkt onder andere identificatiegegevens, salarisinformatie, contactgegevens, beoordelingsinformatie en – in specifieke situaties – medische gegevens. Deze gegevens vallen onder de bescherming van de AVG. 

Welke wetgeving speelt een rol? 

Voor HR zijn met name de AVG en de eIDAS-verordening relevant. Daarnaast ondersteunt BIO2 gemeenten bij het inrichten van passende informatiebeveiligingsmaatregelen. 

Hoe ondersteunt Aangetekend? 

Aangetekend ondersteunt HR-afdelingen met oplossingen voor digitaal ondertekenen, beveiligde e-mail, veilige bestandsoverdracht en – waar nodig – aantoonbare digitale verzending. Zo verlopen HR-processen efficiënter en beter beveiligd. 

Aangetekend

Wil je graag meer weten?

Ontdek hoe Aangetekend je kan helpen met veilig mailen en moeiteloze compliance.

Brochure downloaden

Plan een demo

Vertrouwen en continuïteit

Aangetekend is erkend als onderdeel van de vitale digitale infrastructuur van Nederland.
We waarborgen continuïteit en datasoevereiniteit — jouw communicatie blijft binnen Europa, vrij van de Cloud Act.

Trustpilot

Verdieping voor de moderne gemeente

Beveiligd Mailen, Grote Bestanden Mailen

Voldoet u aan de AVG?

Beveiligd Mailen

5 tips om veilige en effectieve communicatie in de financiële sector te waarborgen

Aangetekend Mailen, Beveiligd Mailen

Hoe voldoe ik aan de AVG met Aangetekend Mailen?

Alle artikelen