skip to Main Content

Documenten digitaal ondertekenen. Is dat wel rechtsgeldig?

Uit onderzoek door organisatieadviesbureau McKinsey blijkt dat de uitbraak van het coronavirus de digitale transformatie versneld heeft met zeven jaar. Maar hoe ga je om met het ondertekenen van documenten in een gedigitaliseerde samenleving? In deze blog vertellen we je hoe je dat veilig en rechtsgeldig doet.

Digitalisering omarmd

Zowel consumenten als bedrijven hebben digitalisering omarmd en ruim 60 procent van de mensen verwacht dat deze verschuivingen in klantgedrag en -behoeften definitief zijn. Maar zo nu en dan moet er toch echt een document ondertekend worden. Uitprinten, ondertekenen, inscannen en terugsturen, per mail of met de fysieke post, dat is niet echt de meest efficiënte werkwijze, zeker niet wanneer je gewend bent om vanuit huis te werken. Gelukkig is er ook een manier om digitaal slim, veilig en rechtsgeldig documenten te ondertekenen!

Handtekening met de muis niet veilig

Met een muis een handtekening zetten in een digitaal vakje, dat is niet die slimme en veilige oplossing. Integendeel, deze methode is flink fout- en fraudegevoelig, zeker als er geen extra identificatiemaatregelen zijn getroffen of om extra authenticatie wordt gevraagd. Je kan zo’n krabbel niet alleen heel eenvoudig kopiëren en in een ander document plakken, het kan ook heel simpel vervalst worden. Immers, heb je zelf weleens een goed gelijkende handtekening weten te fabriceren met je muis? Wij niet. En geloof ons, we hebben geoefend.

Digitale vingerafdruk

De Nederlandse en Europese wetgeving kent, als het gaat om digitale handtekeningen, drie niveaus van betrouwbaarheid: de gewone digitale handtekening, de geavanceerde digitale handtekening en de gekwalificeerde digitale handtekening. Het tweede niveau van betrouwbaarheid is de geavanceerde elektronische handtekening. Deze is vergelijkbaar met wat we de ‘natte krabbel’ noemen. In 99 procent van de gevallen – denk bijvoorbeeld aan arbeidsovereenkomsten en lease- en huurovereenkomsten – is dit niveau afdoende. De digitale handtekening van Aangetekend Mailen wordt ‘over’ het document gezet. Dat betekent dat er een echtheidskenmerk – de hashcode – aan het getekende document wordt toegevoegd. Dankzij deze digitale vingerafdruk kan er achteraf geen discussie ontstaan over de inhoud van het getekende document. Met onze digitale handtekening voldoen wij aan het tweede niveau van betrouwbaarheid: de geavanceerde elektronische handtekening. Bang dat je handtekening niet wordt geaccepteerd? Dankzij de eIDAS-verordering kun je er gerust op zijn dat een digitale handtekening die aan de genoemde niveaus van betrouwbaarheid voldoen, rechtsgeldig is in alle lidstaten van de Europese Unie.

Automatiseer het hele order-to-cash-proces met de SEPA-functie

Gebruik je onze digitale handtekening voor contracten met terugkerende omzetten, zoals een lease- of huurovereenkomst, dan kun je daarna direct een SEPA-machtiging aanroepen voor het verkrijgen van de automatische incasso. Met deze geïntegreerde SEPA-koppeling kun je dit proces zowel voor je eigen organisatie als voor de (potentiële) klant zonder gedoe en op de juiste manier afronden. Heeft de klant niet op tijd de incassomachtiging afgegeven? Geen probleem, het systeem zorgt voor een automatische opvolging zodat je er geen omkijken meer naar hebt.

Extra zekerheid

Wil je zeker weten dat degene die achter het mailadres en de digitale handtekening schuilgaat ook de persoon is die jij denkt dat het is, maak dan gebruik van extra identificatiemiddelen zoals iDIN, It’s Me, of andere (Europese) identificatiemiddelen. Wij krijgen realtime aan de hand van deze platformen de gewenste data terug en geven dit mee op het biljet wat tot stand komt, zodat jij zeker weet wie de digitale handtekening heeft gezet.

Meer weten?

Meer lezen of zelf proberen? Dat kan hier. Benieuwd wat onze digitale postbodes voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee.

Download onze brochure
Doorlooptijd van je dossiers verkorten? Zo doe je dat!
Doorlooptijd van je dossiers verkorten? Zo doe je dat!

We schreven al eerder over waarom de overstap van papier naar digitaal in het creditmanagementproces…

Lees verder
Documenten digitaal ondertekenen. Is dat wel rechtsgeldig?

Uit onderzoek door organisatieadviesbureau McKinsey blijkt dat de uitbraak van het coronavirus de digitale transformatie…

Lees verder
Digitaliseer je correspondentie voor hogere betaalconversie
Digitaliseer je correspondentie voor hogere betaalconversie

In onze vorige blog noemden we al vier voordelen van digitaal boven papier in het…

Lees verder
Het is tijd om impact te maken
Het is tijd om impact te maken

Het klimaatrapport van de IPCC liegt er niet om. Het is vijf over twaalf als…

Lees verder
DNB zet dataveiligheid hoog op de agenda
DNB zet dataveiligheid hoog op de agenda

Onlangs publiceerde De Nederlandsche Bank (DNB) een update op het rapport ‘Visie op Toezicht 2018-2020’.…

Lees verder
‘Wij zijn een A-merk, daar sluit de oplossing van Aangetekend naadloos bij aan’
‘Wij zijn een A-merk, daar sluit de oplossing van Aangetekend naadloos bij aan’

XA wil het vinden en delen van informatie voor organisaties makkelijk maken. Door informatiestromen binnen…

Lees verder
4 Voordelen van het automatiseren van je creditmanagementproces
4 Voordelen van het automatiseren van je creditmanagementproces

Als creditmanager kun je bij de uitvoering van je taken diverse instrumenten inzetten om zo…

Lees verder
‘Fysieke aangetekende post? Dat is inmiddels wel een beetje achterhaald’
‘Fysieke aangetekende post? Dat is inmiddels wel een beetje achterhaald’

Martijn Groot Kormelink is advocaat, mediator en partner bij Vallei Advocaten & Mediators. Vallei Advocaten…

Lees verder
Maak kennis met… Wesley Verheul, onze Customer Success Manager
Maak kennis met… Wesley Verheul, onze Customer Success Manager

Achter die knop in Outlook waarmee je beveiligd en rechtsgeldig kunt mailen, zit een heel…

Lees verder
Waarom de eIDAS-verordening onmisbaar is in een digitale maatschappij

Bredero, Nederlands dichter en toneelschrijver uit de 16e eeuw, zei het al: 'Al ziet men…

Lees verder
Vacature
Marketeer B2B – Vacature

Binnen Aangetekend zijn wij op zoek naar een allround marketeer die niet alleen de beste…

Lees verder
'We hopen dat ze nóg 10 jaar voor reuring blijven zorgen'
‘We hopen dat ze nóg 10 jaar voor reuring blijven zorgen’

BIT is een zakelijke internetserviceprovider, gespecialiseerd in virtualisatie, colocatie, internetverbindingen, managed hosting en outsourcing. BIT…

Lees verder
Partner A

Detail informatie over deze partner Partner

Lees verder
Aangetekend B.V. viert kristallen jubileum
Aangetekend B.V. viert kristallen jubileum

Tien jaar geleden begonnen Philip Voogt en Wouter van den Brink met een totaal nieuwe…

Lees verder
David Efde
Gebruikerservaring Aangetekend Mailen naar een nog hoger niveau

Aangetekend Mailen wordt inmiddels alweer bijna tien jaar door uiteenlopende klanten ingezet. Omdat er altijd…

Lees verder
Consumentenpost krijgt een digitale concurrent
Aangetekend Mailen kan PostNL miljoenen kosten

De digitale postbode bezorgt niet alleen voor bedrijven, maar ook voor consumenten en eenpitters. Daarom…

Lees verder

Direct contact
+31 (0)346 58 17 31

Meer weten?

    Ook zij gebruiken Aangetekend Mailen

    Back To Top
    Zoeken