Over Land van Cuijk
Land van Cuijk is qua grondgebied de grootste gemeente van Noord-Brabant. De gemeente ontstond op 1 januari 2022 uit een fusie van vijf voormalige gemeenten: Boxmeer, Cuijk, Grave, Sint Anthonis, en Mill en Sint Hubert. Vandaag telt Land van Cuijk ruim 93.000 inwoners, verdeeld over 33 kernen, langs de Maas.
Die schaal brengt iets bijzonders met zich mee. Een gemeente die uit vijf organisaties is samengevoegd, moet niet alleen besturen, maar ook zaken samenbrengen: verschillende manieren van werken, systemen en processen worden één. En dat voor honderden medewerkers die dagelijks met inwoners, ondernemers en ketenpartners communiceren, vaak over gevoelige onderwerpen.
De aanleiding: een aflopend contract
Het contract met de vorige leverancier voor veilige mail liep af. Dat was een logisch moment om opnieuw te kijken naar wat de markt te bieden had en te zoeken naar een oplossing die de veilige communicatie met inwoners, ondernemers en ketenpartners beter zou ondersteunen.
“Communicatie vanuit een overheid naar haar inwoners is een van onze kerntaken. Dit is niet iets wat je even bij doet, dit moet je goed inregelen. Zodra je het goed hebt ingeregeld, geeft dat een hoop rust en vertrouwen.”
— Land van Cuijk
De keuze: laat de medewerkers meebeslissen
Om een goed afgewogen keuze te maken deed Land van Cuijk eerst een marktverkenning. De gemeente nodigde enkele leveranciers uit en vroeg ze te laten zien wat ze te bieden hadden. Daarbij keken niet alleen de informatieadviseurs en de securitymensen mee, maar vooral ook de medewerkers die er elke dag mee zouden werken.
“Zij zitten dagelijks achter de knoppen en werken met de oplossingen die ze krijgen”, legt de gemeente uit. De teams die het vaakst gebruikmaken van een oplossing om veilig te mailen, zoals burgerzaken en het sociaal domein, mochten meekijken en meewegen. De kwaliteit van wat ze te zien kregen en hoe het werkte in de praktijk, telde mee in de gunning. De keuze viel op Aangetekend.
De uitdaging: implementeren tijdens een verhuizing
Precies in die periode verhuisde de gemeente naar een nieuw gemeentehuis. Daardoor moest de nieuwe oplossing worden ingeregeld op het moment dat de eigen ICT-collega’s hun handen al vol hadden: zorgen dat iedereen een werkplek had en alles het deed. De inregeling van Beveiligd Mailen kwam daar bovenop en moest tegelijk gebeuren.
“Dat gaf bij de implementatie de nodige uitdagingen, waarbij we snel moesten schakelen”, vertelt de gemeente. “De hulp van Aangetekend hadden we in het begin echt even nodig om een goede start te krijgen. De medewerking was echt top.” Ongeveer op de dag dat de gemeente het nieuwe gemeentehuis betrok, ging ook Beveiligd Mailen live. De oude oplossing ging eruit, de nieuwe kwam in de vertrouwde werkomgeving van de medewerkers, met heldere handleidingen en instructies.
Wat vooral opviel, was het gebruik. Waar het vorige product bleef liggen (weinig mensen gebruikten het echt en wie het wel gebruikte, was er niet enthousiast over), werd Beveiligd Mailen wel omarmd. “Ondanks dat je met iets nieuws aankomt, en zeker in de tijd van de verhuizing, verstomde de meeste kritiek vrij vlot daarna. De integratie is een stuk soepeler dan het vorige product, en de adoptie is een stuk beter.”
Veiligheid, bewijslast en soevereiniteit
Voor een gemeente telt zwaarder dan bij een gewoon bedrijf dat communicatie veilig, aantoonbaar en onder eigen regie verloopt. De gemeente noemt een aantal dingen die daarbij het verschil maken.
Voor een gemeente telt zwaarder dan bij een gewoon bedrijf dat communicatie veilig, aantoonbaar en onder eigen regie verloopt. De gemeente noemt een aantal dingen die daarbij het verschil maken.
Ten eerste een partij die de communicatie beveiligt en kan aantonen dat bezorging conform de geldende richtlijnen plaatsvindt. Ten tweede de bewijslast. Met Aangetekend Mailen legt de gemeente vast wanneer een bericht is verzonden, aangeboden en ontvangen. “Mochten we ooit een discussie krijgen met een inwoner of ondernemer die zegt: ik heb dat nooit ontvangen, dan kunnen we de dossieropbouw op die manier ondersteunen. Bij onze vorige oplossing ging dat een stuk minder makkelijk.” En ten derde de manier waarop het proces te volgen is. Waar een veilige mail vroeger in een soort blackbox verdween (“en dan maar hopen dat het aankomt”), kun je nu volgen wat er gebeurt: verstuurd, gelezen, ontvangen. Voor dossiervorming en het achteraf reproduceren is dat precies wat je nodig hebt.
Daarbovenop speelt datasoevereiniteit. “Je ziet in heel software-land de discussie over soevereiniteit meespelen.” Voor Land van Cuijk gaf de doorslag dat Aangetekend een Nederlandse partij is, waarbij de gegevens onder Nederlandse en Europese wetgeving vallen. Communicatie tussen overheid en inwoner is geen plek voor onzekerheid over waar data staat en wie erbij kan.
“Communicatie vanuit een overheid naar haar inwoners is een van onze kerntaken. Dit is niet iets wat je even bij doet, dit moet je goed inregelen. En als je het goed hebt ingeregeld, geeft dat een hoop rust en vertrouwen.”
Van één dienst naar een samenhangende suite
Land van Cuijk begon met Beveiligd Mailen, maar bleef daar niet bij. “Ik vond het prettig dat Aangetekend meedenkt: dit bieden we ook aan, zou dat voor jullie werken?”
Zo kwam Digitaal Ondertekenen in beeld voor een deel van de werkprocessen. Het beste voorbeeld zit bij de jeugdconsulenten, een van de teams die het zwaarst belast is. “Op het moment dat we de ondertekenmodule in het proces konden zetten, scheelde dat een aantal administratieve stappen voor alle betrokkenen. Elke efficiencyslag in zo’n proces leidt tot blijere medewerkers en blijere inwoners. Dat is een mooi voorbeeld van hoe iets beter kan.”
Ook Grote Bestanden Mailen bleek waardevol. Denk aan kaarten met kaartlagen van meerdere gigabytes, die niet in een gewone e-mail passen en die je niet zomaar via een externe dienst wilt sturen. Met de suite blijft dat binnen dezelfde beveiligde omgeving.
De samenwerking in drie woorden
Als de gemeente de samenwerking met het team van Aangetekend in drie woorden moet vatten, zijn dat: meedenken met de klant, oplossingsgericht en een modern product.
Tips voor andere gemeenten
Uit de ervaring van Land van Cuijk komen drie adviezen naar voren voor gemeenten die een vergelijkbare stap overwegen.
Laat je niet leiden door mooie offertes en demo’s alleen. “Je moet je medewerkers meekrijgen, want zij maken het product tot een succes. Als zij het links laten liggen, gaan ze onveilige manieren gebruiken die je liever niet hebt. Betrek ze dus zo vroeg mogelijk en geef ze een beslissende rol.”
Denk na over datasoevereiniteit en over wie je leverancier is. Veilige communicatie tussen overheid en inwoners is geen bijzaak, maar iets om bewust in te richten.
En vergeet je inwoners niet. Aangetekend was tot voor kort een onbekende naam. “Je ontvangers zien in één keer een bericht met een andere uitstraling in hun mailbox binnenkomen.” Land van Cuijk nam mensen daarin mee: het team jeugd zette in de informatiemap dat inwoners mail van Aangetekend kunnen verwachten namens de gemeente, met uitleg van wat het inhoudt. Zo schrikt niemand ervan en belandt een belangrijk bericht niet ongelezen in de prullenbak.
Ook grip op de communicatie van jouw gemeente?
Benieuwd wat veilig, rechtsgeldig en aantoonbaar communiceren voor jouw gemeente kan betekenen? Plan een kennissessie. Dan kijken we samen naar je belangrijkste berichtenstromen en waar de risico’s zitten.
Wil je je eerst verdiepen in de wettelijke kaders, de bewijslast en datasoevereiniteit bij gemeenten? Lees de kennisgids Veilig, rechtsgeldig en aantoonbaar communiceren voor gemeenten.
