Privacy en cookieverklaring

Inhoud

versie 1.2 – 25 april 2025


Introductie

Via de diensten van Aangetekend B.V., gevestigd te Utrecht aan de Computerweg 22 met postcode 3542 DR en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 52455289, worden persoonsgegevens verwerkt.

Aangetekend B.V. vindt het van het grootste belang om jouw privacy onder alle omstandigheden te beschermen. De verantwoordelijkheid van Aangetekend B.V. op dit gebied is te vinden in dit Privacy- en Cookiestatement. Hierin wordt uitgelegd welke informatie wordt verzameld en gebruikt, op welke manier en met welk doel.

Het is belangrijk op te merken dat dit Privacy- en Cookiestatement van Aangetekend B.V. van toepassing is op zowel de websites als de applicatie, waaronder de (Trust)Diensten.

Aangetekend treedt slechts op als ‘bezorger’ ten aanzien van het mailverkeer tussen verzender en ontvanger: op geen enkel moment in het proces kunnen medewerkers van Aangetekend B.V. kennis nemen van de inhoud van een Aangetekende Zending, Beveiligde Email, Geregistreerde Email, Grote Bestanden Mailen of een Digitale Ondertekening.

Meer algemene informatie over de (Vertrouwens)Diensten is te vinden op de website Veilig en rechtsgeldig mailen – Aangetekend.

Privacyverklaring

Jouw privacy is voor ons van het grootste belang. In deze privacyverklaring informeren wij je over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen. We doen er alles aan om jouw privacy te respecteren en de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. Deze privacyverklaring geeft inzicht in onze werkwijze, zodat je weloverwogen keuzes kunt maken over het delen van jouw gegevens. Lees verder om meer te weten te komen over hoe we omgaan met jouw gegevens en welke rechten je hebt. Wij verwerken gegevens in overeenstemming met de voorwaarden die zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in de Nederlandse wetgeving AVG genoemd.

Overzicht persoonsgegevens

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze (Trust)Diensten:

Hieronder volgt een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze websites:

Doel en grondslagen van de verwerking van persoonsgegevens

Aangetekend B.V. verwerkt jouw gegevens alleen als wij daar een wettelijke grondslag voor hebben. Zo verwerken wij jouw gegevens als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je klant bent of wordt. Het is voor ons ook mogelijk om gegevens te verwerken omdat we daar zelf een gerechtvaardigd belang bij hebben, bijvoorbeeld omdat we een commercieel zakelijk belang hebben. Daarnaast kunnen wij wettelijk verplicht zijn om jouw persoonsgegevens te verwerken. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je ons toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. De relevante bewaartermijnen slaan wij op in het ‘verwerkingsregister’ conform de AVG. Indien een wettelijke bewaartermijn van toepassing is, zullen wij deze termijn in acht nemen, in het bijzonder de fiscale bewaarplicht.

In onze Algemene Voorwaarden staan de standaard bewaartermijnen. Deze kunnen op verzoek van de klant worden uitgebreid.

Verstrekking aan derden

Wij mogen jouw persoonsgegevens alleen met derden delen als dit verenigbaar is met de hierboven genoemde doeleinden. Verstrekking aan derden kan noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het contract dat wij met je aangaan, kan noodzakelijk zijn voor de bescherming van een legitiem belang van ons, of kan noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

De volgende derden verwerken jouw persoonsgegevens in het kader van onze (Trust)Diensten:

Met bedrijven die jouw gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Wij blijven echter verantwoordelijk voor deze verwerkingen. In aanvulling op de bovenstaande situaties zullen wij jouw persoonsgegevens alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming aan andere derden verstrekken.

Derden buiten de EU

Als het nodig is om persoonsgegevens door te geven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), gaan wij zorgvuldig na of dit is toegestaan. Dit doen wij alleen als er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens.

Het Data Privacy Framework

In het geval dat wij persoonsgegevens doorgeven aan een organisatie binnen de Verenigde Staten van Amerika, controleren wij vooraf of deze organisatie lid is van het Data Privacy Framework (https://www.dataprivacyframework.gov/list).

Niet alleen de organisatie zelf is belangrijk voor de overdracht. Daarom zullen wij daarnaast bij die betreffende organisatie nagaan of de dienst of het product ook onder het Data Privacy Framework valt.

Doorgifte van persoonsgegevens naar andere zogenaamde derde landen dan de Verenigde Staten

Voor de doorgifte van persoonsgegevens vanuit Nederland naar andere landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) dan de Verenigde Staten gelden aparte regels. Landen buiten de EER worden ook wel ‘derde landen’ genoemd. Derde landen zijn alle landen buiten de Europese Unie (EU), met uitzondering van de landen die deel uitmaken van de EER. Dit zijn Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Deze 3 landen hebben hetzelfde niveau van bescherming van persoonsgegevens als de EU.

De hoofdregel is dat wij persoonsgegevens alleen mogen doorgeven aan derde landen als deze een passend beschermingsniveau hebben. Heeft een derde land geen passend beschermingsniveau? Dan is doorgifte alleen toegestaan op grond van een van de wettelijke bepalingen in hoofdstuk V van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Voor meer informatie over de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER kun je terecht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/en/themes/international/transfer-within-and-outside-the-eea/personal-data-transfers-outside-the-eea)

Nieuwsbrief

Periodiek brengen wij een nieuwsbrief uit. In deze nieuwsbrief lees je updates, tips en informatie over onze dienstverlening. Je wordt alleen met jouw toestemming toegevoegd aan de lijst met abonnees. Hiervoor gebruiken wij jouw naam, e-mailadres en bedrijfsnaam. We bewaren deze gegevens totdat je je abonnement opzegt. Je kunt jouw abonnement op elk moment opzeggen. Elke nieuwsbrief bevat daartoe een afmeldlink.

Optimalisering

Jouw gegevens worden door ons ook gebruikt voor de optimalisatie van onze dienstverlening. In dit kader worden jouw persoonsgegevens geanonimiseerd en zijn zij dus niet meer te herleiden tot je of jouw organisatie.

Jouw gegevens worden niet verkocht of gedeeld met derden voor commerciële doeleinden, tenzij je hiervoor jouw uitdrukkelijke toestemming geeft.

In deze cookieverklaring informeren wij je over het gebruik van cookies en soortgelijke technologieën op onze websites. Wij gebruiken cookies op onze website, wij gebruiken geen cookies op onze (Trust) Diensten. Een cookie is een klein, eenvoudig bestandje dat met pagina’s van de website wordt meegestuurd en door jouw browser op de harde schijf van jouw apparaat wordt opgeslagen. Ze helpen ons om jouw gebruikerservaring te verbeteren, de functionaliteit van onze site te optimaliseren en te begrijpen hoe deze wordt gebruikt. De informatie die erin is opgeslagen, kan bij een volgend bezoek aan ons worden teruggestuurd naar onze servers. Voor het gebruik van bepaalde cookies is uw toestemming vereist. Dit doen wij door middel van een zogenaamde cookiebanner.

We gebruiken de volgende soorten cookies:

In onderstaande tabel vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken, met vermelding van het doel, het type en de bewaartermijn.
De cookietabel is dynamisch en is te vinden via de volgende link:

Privacy en cookieverklaring – Aangetekend

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij je vragen om je adequaat te legitimeren. Als het gaat om toegang tot persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, vragen wij he om een kopie van de cookie in kwestie mee te sturen. Deze kun je vinden in de instellingen van je browser.

Knoppen voor sociale media

Onze websites bevatten knoppen om webpagina’s te promoten (‘likes’) of te delen op sociale netwerken zoals LinkedIn en Facebook. Deze buttons werken door middel van stukjes code die afkomstig zijn van Facebook of LinkedIn zelf. Door middel van deze code worden cookies geplaatst.
Zie de privacyverklaring van Facebook en LinkedIn (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met jouw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken. De informatie die zij verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door Facebook en LinkedIn opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Cookies in- en uitschakelen

Je kunt het plaatsen van cookies via jouw browser uitschakelen, maar sommige opties op onze website kunnen dan niet meer goed werken. Meer informatie over het in-, uitschakelen en verwijderen van cookies vind je in de instructies en/of door gebruik te maken van de Help-functie van jouw browser.

Websites van derden

Deze Verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links vanaf onze website kunnen worden bezocht. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden betrouwbaar of veilig met jouw persoonsgegevens omgaan.

Tot slot

Beveiliging van persoonsgegevens is erg belangrijk voor ons. Wij zorgen ervoor dat jouw gegevens bij ons goed beveiligd zijn, passen de beveiliging aan als dat nodig is en letten goed op wat er mis kan gaan. Op het gebied van informatiebeveiliging zijn wij zowel eIDAS-gecertificeerd als ISO27001:2022 gecertificeerd, meer over onze certificeringen en accreditaties lees je op onze website: Certificeringen – Aangetekend.

Jouw rechten

Als je vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van je hebben, kun je altijd contact met ons opnemen. Zie hieronder onze contactgegevens.

Je beschikt over de volgende rechten:

Op jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te legitimeren. Om dit te kunnen doen, vragen wij jouw gegevens om ervoor te zorgen dat je de juiste persoon bent bij wie de persoonsgegevens horen. Deze identificatie kan bijvoorbeeld door middel van een kopie van jouw paspoort. Zorg er in dat geval voor dat het BSN-nummer onleesbaar is en ook dat je het doel en de datum van de kopie duidelijk vermeldt door middel van een soort ‘watermerk’.

Wij zullen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen, op jouw verzoek reageren. Mocht deze termijn worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van de betrokkenen of de complexiteit van het verzoek, dan zullen wij uiterlijk binnen drie maanden reageren. In dat geval zullen wij je tijdig informeren.

Een klacht indienen

Als je vindt dat we je niet op de juiste manier helpen, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de officiële Privacy Supervisor. Voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Als we deze verklaring wijzigen, zullen we deze op onze websites plaatsen. Het verdient aanbeveling om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Contact

Heb je nog vragen? Neem dan contact op met onze organisatie:

Aangetekend B.V.
Computerweg 223542 DR UtrechtThe Netherlands
info@aangetekendmailen.nl
Telefoon +31 (0)30 200 68 38

Download privacy en cookieverklaring

Download hier de Privacy en cookieverklaring van Aangetekend B.V.

Download privacy and cookie Statement

Download de Privacy and cookie Statement of Aangetekend B.V. English

Cookie tabel

eIDAS logo