Ooit was de fax het toonbeeld van vernuft, maar na ruim een eeuw te kunnen ‘kopiëren op afstand’ komt het faxverkeer nu dan toch piepend en krakend tot stilstand.
Beter dan de fax
Begin volgend jaar wordt de fax uitgefaseerd. Dat heeft de nodige consequenties voor de vele organisaties in en om de rechtspraak die tot nog toe volop gebruik maakten van deze inmiddels zeer verouderde techniek. Vooruitlopend daarop wordt steeds vaker e-mail ingezet voor het uitwisselen van documenten. Aantoonbaarheid en betrouwbaarheid van het verkeer, van de betrokken zender en de ontvanger en bovenal van de inhoud – kortom: Veilig Mailen – zijn eigenschappen die het digitale alternatief aanmerkelijk beter moeten maken dan de fax. De strenge eisen van de Europese eIDAS-Verordening en de afspraken vanuit de Nederlandse NTA 7530-norm bieden houvast voor het Veilig Mailen. Aangetekend Mailen is als enige aanbieder in Nederland eIDAS-gecertificeerd.
Structureel en ad-hoc elektronisch berichtenverkeer
Voor structureel elektronisch berichtenverkeer zijn er binnen de rechtspraak inmiddels portalen of andere systemen ingericht, in overeenkomst met de scope van het Besluit elektronisch procederen, het besluit waarin regels zijn vastgelegd voor het langs elektronische weg procederen in het civiele recht en in het bestuursrecht. Om het Veilig Mailen in het ad-hoc elektronisch berichtenverkeer te reguleren wordt binnenkort een zogenaamde Nederlands Technische Afspraak (NTA) uitgebracht, de NTA 7530. Deze norm over aantoonbaar mailverkeer komt in nauwe samenwerking tussen de rechtspraak, de NEN, de gebruikers en de veilig mailen-leveranciers tot stand. Elke professional en iedere organisatie die documenten aan de rechtspraak wil aanleveren, zal voor de aantoonbaarheid daarvan moeten voldoen aan ofwel de eIDAS-Verordening of de NTA7530.
De eIDAS-Verordening
Aantoonbaar mailverkeer is in de Europese wetgeving al sinds 2014 geregeld door de hierboven genoemde eIDAS-Verordening. Deze Verordening heeft tot doel het vertrouwen in elektronische transacties in de markt te vergroten door te voorzien in een gemeenschappelijke grondslag voor veilige elektronische interacties tussen burgers, bedrijven en overheden. Een van de vijf door eIDAS uitgewerkte vertrouwensdiensten is de dienst voor elektronisch aangetekende bezorging ofwel e-mailen.
Aantoonbaar mailverkeer
De NTA 7530 richt zich specifiek op het ad-hoc elektronisch berichtenverkeer en de eisen die daarbij komen kijken als het gaat om het bewijs in gerechtelijke procedures. De waardering van het bewijs is namelijk mede afhankelijk van de beschikbare informatie over het verzend- en ontvangstproces die dat verkeer aantoont, vandaar de benaming ‘aantoonbaar mailverkeer’.
De eIDAS-Verordening gaat met een gekwalificeerde aantoonbare mail nog een paar stappen verder als het gaat om beveiliging van de over te brengen documenten: door een reeks van maatregelen wordt niet alleen de content volledig beschermd, ook wordt expliciet duidelijk wie er betrokken zijn bij de verzending en welke fasen in het proces wanneer verlopen zijn.
Aangetekend Mailen voldoet als enige organisatie in Nederland aan de zware eisen die de eIDAS-Verordening stelt. Dat betekent dat wij regelmatig worden onderworpen aan een audit en onder permanent toezicht staan van het Agentschap Telecom. Een gekwalificeerde aantoonbare mail mag dan ook uitsluitend door een eIDAS-gekwalificeerde leverancier worden geleverd.
Meer weten over de mogelijkheden voor Veilig Mailen in de rechtspraak?
Benieuwd hoe Aangetekend Mailen met aantoonbare mails een rol in jouw organisatie kan spelen? Geïnteresseerd hoe wij dat eenvoudig in jouw organisatie kunnen implementeren? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, wij denken graag met je mee.
